Dematerializzazione note spese da soggetti extra-UE

Qualunque documento analogico a rilevanza fiscale – come le note spese e i loro allegati – deve, per poter essere dematerializzato e successivamente distrutto, possedere le caratteristiche della immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità. Infatti, in base alla normativa vigente, i documenti analogici possono essere legittimamente sostituiti da documenti informatici, dei quali possono essere realizzati, inoltre, duplicati informatici ai sensi dell’articolo 23-bis del C.A.D.

Sulla base del processo descritto dall’istante nell’interpello n° 417/2019 dell’Agenzia delle Entrate, le fatture e le ricevute di pagamento emesse da soggetti extra-UE (in qualità di giustificativi) formanti oggetto di nota spese, non possono considerarsi documenti originali non unici. Inoltre, la qualifica di documento originale non unico, essendo le fatture e le ricevute di pagamento emesse da soggetti Extra-UE, va verificata in relazione ad ogni singolo documento qualora vi sia uno strumento di reciproca collaborazione valido ai fini delle imposte dirette con lo Stato Extra-UE dal quale proviene il documento.

Le note spese e i giustificativi
In particolare, la natura dei giustificativi allegati alle note spese è quella di documenti analogici originali “non unici” ai sensi dell’articolo 1, lettera v), del C.A.D., che qualifica come tali “i documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi”.

Sulla base dei chiarimenti forniti con la Risoluzione n° 161/2007 la nota spesa può essere considerata un documento originale non unico se si utilizza una modalità analitica di rimborso spese ai dipendenti ed insieme alla nota spese sono conservati i documenti giustificativi della stessa, nel caso in cui sia possibile ricostruirne il contenuto mediante la combinazione dei giustificativi e dai dati emergenti dalla contabilità.

Qualora il giustificativo allegato alla nota spese non consenta di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, allora lo stesso ha natura di documento analogico originale “unico”.

Nel caso in cui il giustificativo allegato alla nota spese non consenta di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, ed abbia pertanto natura di documento analogico originale unico, la relativa conservazione sostitutiva necessita dell'intervento del pubblico ufficiale.

Giustificativi emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra UE
Alla stessa conclusione deve giungersi nelle ipotesi in cui i giustificativi siano emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra UE, con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale ovvero non è assicurato un effettivo scambio di informazioni, locuzione da intendersi, come riferita ad uno dei Paesi annoverati nella c.d. "white list", nonché a quelli che prevedono un adeguato scambio di informazioni tramite una convenzione per evitare la doppia imposizione sul reddito, uno specifico accordo internazionale o con cui trovano applicazione disposizioni comunitarie in materia di assistenza amministrativa.

Tali documenti, dunque, anche alla luce degli obblighi generali previsti dall'ordinamento a carico delle parti, andranno considerati originali unici, con tutte le conseguenze del caso sulla loro conservazione.

Nella circolare n. 36/E del 6 dicembre 2006 si è osservato che un documento è originale non unico quando, indifferentemente:

• deve essere emesso per legge in duplice esemplare e la relativa annotazione e conservazione sono obbligatorie per almeno un soggetto;
• deve essere annotato e conservato per legge da almeno un soggetto in libri o registri obbligatori;
• il suo contenuto è riprodotto in altri documenti, ovvero il suo contenuto riproduce quello di altri documenti che devono essere conservati obbligatoriamente, anche presso terzi;
• devono comunque coordinarsi con le successive norme in tema di conservazione, la tipologia di soggetti coinvolti e le esigenze di controllo.

Pertanto, qualora i giustificativi, allegati alle note spese, siano emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra UE, con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale, viene meno per l'Amministrazione Finanziaria la possibilità di ricostruire il contenuto dei giustificativi stessi, attraverso altre scritture o documenti in possesso dei terzi.

Ciò, a maggior ragione, quando l'originale analogico del documento nelle mani del soggetto italiano venga distrutto (come indicato dall'istante) a seguito del procedimento ipotizzato.