Stampa registri 2016: un piccolo vademecum per il 31 gennaio

Entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi occorre procedere alla stampa cartacea o conservazione elettronica (c.d. conservazione sostitutiva) dei registri contabili ed IVA (nonché alla predisposizione del libro degli inventari, per le imprese in contabilità ordinaria). Ciò è quanto previsto dal legislatore ai sensi dell’art. 7 comma 4-ter DL n. 357/1994, dove espressamente è sancito che “A tutti gli effetti di legge, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici è considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di legge, dei dati relativi all'esercizio per il quale i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali non siano scaduti da oltre tre mesi, allorquando anche in sede di controlli ed ispezioni gli stessi risultino aggiornati sugli appositi supporti magnetici e vengano stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti ed in loro presenza”.

A chiarire che il termine di riferimento per procedere alla stampa/conservazione elettronica di tutti i registri, inclusi quelli IVA, deve essere quello coincidente con il termine per la presentazione della dichiarazione annuale dei redditi, è stata l’Agenzia delle Entrate con la Risoluzione n. 46/E/2017.

La stampa/conservazione dei registri 2016 - Poiché il termine di presentazione del Modello Redditi/2017 (periodo d’imposta 2016) era fissato (per effetto della proroga) al 31/10/2017 (il termine doveva essere il 30/09 che poi sarebbe slittato al 02/10 visto che il 30 cadeva di sabato), ne consegue, quindi, che i registri contabili, IVA e l’inventario riferiti all’anno d’imposta 2016, per i soggetti con periodo d’imposta solare, sono da stamparsi/conservarsi elettronicamente entro il 31 di questo mese di gennaio 2018.

Per coloro che hanno periodo d’imposta non coincidente con l’anno solare, per i quali la regola prevede che questi presentino la dichiarazione dei redditi entro 9 mesi dalla chiusura dell’esercizio, la stampa/conservazione elettronica avviene, comunque, entro tre mesi dal termine di presentazione del Modello Redditi. Quindi, ad esempio, per un impresa con esercizio 1/11/2015 – 31/10/2016 e che doveva dunque, presentare Il Modello Redditi entro il 31/07/2017, la stampa/conservazione elettronica doveva avvenire entro 3 mesi successivi alla predetta data. Tuttavia la proroga al 31 ottobre 2017 ha interessato anche i soggetti i cui termini ordinari di presentazione scadevano nel periodo compreso tra l’1/7/2017 e il 30/9/2017. Pertanto anche per tali soggetti i tre mesi decorrono al 31/10/2017 ed anche per essi la stampa/conservazione elettronica dovrà avvenire entro il 31/01/2018.

I registri IVA – Per la stampa/conservazione elettronica dei registri IVA, si era creata una certa confusione in merito al termine da prendere a riferimento e ciò in quanto i termini di presentazione del Modello Redditi e del Modello IVA sono disallineati. Infatti, prima dell’intervento dell’Agenzia delle Entrate con la Risoluzione di cui in premessa, l’orientamento era che per tali registri i tre mesi di cui all’art. 7 comma 4-ter DL n. 357/1994 dovevano farsi decorrere dal termine di presentazione del Modello IVA, con la conseguenza che i registri IVA riferiti al 2016 dovevano essere stampati/conservati elettronicamente entro tre mesi dal 28/02/2017 (termine di presentazione del Modello IVA/2017). Tutti i dubbi sono stati così risolti definitivamente dall’Amministrazione finanziaria, chiarendo che anche per tali registri il termine per il conteggio dei tre mesi deve essere quello del modello reddituale.

Riguardo i registri in commento occorre evidenziare anche un’importante novità introdotta dal legislatore con il D.L. n. 148/2017 (collegato alla Manovra di Bilancio 2018) con il quale è stato aggiunto il nuovo comma 4-quarter all’art. 7 DL n. 357/1994. In particolare la novità prevede che “in deroga a quanto previsto dal comma 4-ter, la tenuta dei registri di cui agli articoli 23 e 25 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, con sistemi elettronici è, in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza”. Ciò sta significando che, per i predetti registri IVA la stampa risulterà obbligatoria solo a seguito di specifica richiesta avanzata a seguito di accesso e verifica degli organi competenti (guardia di finanza, agenzia entrate, ecc.).

L’aggiornamento del registro beni ammortizzabili – Il registro dei beni ammortizzabili deve essere compilato entro il termine stabilito per la presentazione della dichiarazione dei redditi. A stabilirlo è il comma 1 art. 16 DPR n. 600/1973. Ne consegue che il registro riferito all’anno d’imposta 2016 andava compilato entro il 31/10/2017 (per i soggetti con esercizio solare). Anche per tale registro, la stampa/conservazione elettronica dovrà avvenire entro 3 mesi dal termine ordinario di presentazione delle dichiarazione reddituale. E’ opportuno ricordare che, non è obbligatoria la tenuta del registro in commento qualora le registrazioni siano eseguite nel registro IVA acquisti (per le imprese in contabilità semplificata) oppure nel libro degli inventari (per le imprese in contabilità ordinaria). Ciò è espressamente stabilito all’art. 2 DPR n. 695/1996.

La conservazione elettronica – E’ il codice civile a prevedere la possibilità di tenere il libri contabili (e sociali) tramite strumenti informatici, all’art. 2215-bis al comma 1. Se tenuti in modalità informatica, i documenti devono avere le caratteristiche di cui all’art. 2 comma 2 del Decreto MEF 17/06/2014 (pubblicato in GU Serie Generale n.146 del 26-06-2014), ossia immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità. È utile, infine, ricordare che il processo di conservazione elettronica richiede l’apposizione della firma digitale e della marca “temporale”.