Trasferimento o cancellazione dall’Albo. Sorte dell’indirizzo PEC fornito dall’Ordine

L’iscritto che si trasferisce non può mantenere l’indirizzo PEC fornitogli dall’O.D.C.E.C. se non per il tempo necessario per procedere alla conservazione dei dati presenti nella casella.

È quanto si apprende – in sintesi - dal Pronto Ordini n. 144/2023 con il quale il C.N.D.C.E.C. ha fornito riposta a un quesito postogli dal Consiglio dell’Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili di Marsala.

Esattamente è stato chiesto «se un iscritto all’Albo che si è trasferito presso un altro Ordine e/o cancellato dall’Albo può mantenere l’indirizzo pec fornito dallo scrivente Ordine con il suffisso …@pec.odcecmarsala.it».

Al riguardo il C.N.D.C.E.C. ritiene che, qualora l’Ordine decida di offrire ai propri iscritti una casella di posta elettronica certificata su dominio di sua proprietà per agevolare lo scambio di comunicazioni istituzionali con valore legale, il presupposto necessario per l’utilizzo del servizio sia l’iscrizione all’Albo professionale dell’Ordine che ha stipulato con un gestore accreditato un contratto avente a oggetto la fornitura di servizi di posta elettronica certificata a favore degli iscritti al proprio Albo.

Il servizio P.E.C. offerto all’iscritto consiste, infatti, nell’assegnazione in uso, gratuito o a pagamento a seconda dei casi, di una casella P.E.C. creata sul nome a dominio P.E.C. dell’Ordine di appartenenza. Avvalendosi dell’attivazione del servizio di P.E.C. offerto dall’Ordine, l’iscritto dichiara di essere iscritto all’Albo dell’Ordine proprietario del dominio e, per questo, prende atto (anche indirettamente se non espressamente previsto nel modulo di adesione al servizio) del fatto che la predetta richiesta è subordinata al mantenimento dello “status” di iscritto presso l’Ordine che eroga il servizio.

Pertanto, in caso di cancellazione o di trasferimento dell’iscritto aderente al servizio, quest’ultimo viene a perdere il diritto concesso dall’Ordine e l’indirizzo P.E.C. sul dominio dell’Ordine può essere mantenuto attivo e il suo uso consentito solo per il periodo strettamente necessario a effettuare il backup dei dati. Decorso tale termine, l’Ordine potrà richiedere al gestore della casella la relativa disattivazione, restando comunque onere dell’iscritto compiere le opportune attività per la conservazione di tutta la corrispondenza pervenutagli sul medesimo indirizzo.

Nel P.O. n. 144/2023, pertanto, si consiglia

• di assegnare all’iscritto cancellato o trasferito ad altro Ordine un congruo termine per procedere alla conservazione dei dati presenti nella casella, anche tendo conto nel computo di tale termine di eventuali canoni di attivazione del servizio P.E.C. corrisposti direttamente dall’iscritto;
• in ogni caso, di adottare un regolamento per la fornitura del servizio di P.E.C. e/o email dell’Ordine a favore degli iscritti che potrà essere comunicato in fase di iscrizione all’Albo al fine di rendere più consapevoli gli utenti circa le modalità di erogazione del servizio.