I bilanci 2019 e le difficoltà operative derivanti dal Coronavirus – Assemblea dei Soci

Nel precedente intervento “I bilanci 2019 e le difficoltà operative derivanti dal Coronavirus – Assestamenti e progetto di bilancio” ci siamo occupati del processo che conducono dalle scritture di assestamento alla predisposizione del progetto di bilancio. Nel presente scritto, ci occupiamo dei passaggi successivi.

Deposito presso la Sede Sociale ed Assemblea dei Soci– Se la nostra “Società smart” è arrivata a questo punto dell’iter ha fatto sicuramente molto ma non ha ancora risolto tutti gli aspetti pratici connessi all’esame, approvazione e deposito (al Registro Imprese) del bilancio.

Come sappiamo, almeno 15 giorni prima dell’assemblea, quindi entro il prossimo 14 aprile, copia del progetto di bilancio e di tutte le relazioni accompagnatorie devono essere depositati presso la sede sociale, affinché i soci abbiano la possibilità di acquisirne copia in vista dell’adunanza nella quale dovranno esprimere il proprio voto “informato”.

Ebbene, se i soci non possono uscire di casa, se non per “comprovate esigenze lavorative, situazioni di necessità, motivi di salute”, sarà ben difficile che possano acquisire copia del progetto di bilancio che, non senza difficoltà, è stato predisposto.

Anche qui, la tecnologia, ci può aiutare. Possiamo immaginare che la nostra “società smart” abbia un sito internet: questione di pochi minuti (sapendolo fare) ed ecco che i documenti destinati ai soci, che per sicurezza vengono comunque depositati fisicamente presso la sede sociale, potranno essere affissi nel sito a vantaggio di tutti coloro (soci) che ne vorranno acquisire copia.

Se fossimo in un contesto di “società a ristretta base”, è logico attendersi che una mail indirizzata ai soci, nella quale alleghiamo i documenti di bilancio, possa validamente sortire il medesimo effetto, magari accompagnata da una dichiarazione di avvenuta ricezione.

Se, operando nel modo suddetto, abbiamo “smarcato” il problema del “deposito presso la sede sociale”, rimane comunque quello dell’adunanza dei soci.

Appare di tutta evidenza come l’idea di promuovere l’adunanza di un gruppo di persone in un luogo chiuso sia, in questo momento, innanzitutto inopportuna, ma anche contra legem!

Autorevolissima dottrina, proprio prendendo le mosse dall’art. 1 c. 1 lett. q) del DPCM 8 marzo 2020, già citato in precedenza, individua nella video-audio conferenza la soluzione per le eventuali assemblee sociali: indipendentemente dalle previsioni statutarie, posto che il DPCM supera ogni altra, o diversa, regolamentazione.

Il Consiglio Notarile di Milano– Commissione Società – lo scorso 11 marzo ha emanato una propria massima, la numero 187, sul tema: L’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione – ove consentito dallo statuto ai sensi dell’art. 2370, c. 4, c.c., o comunque ammesso dalla vigente disciplina – può riguardare la totalità dei partecipanti alla riunione, ivi compreso il Presidente, fermo restando che nel luogo indicato nell’avviso di convocazione deve trovarsi il segretario verbalizzante o il notaio, unitamente alla o alle persone incaricate dal Presidente per l’accertamento di coloro che intervengono di persona (sempre che tale incarico non venga affidato al segretario verbalizzante o al notaio). Le clausole statutarie che prevedono la presenza del Presidente e del Segretario nel luogo di convocazione (o comunque nel medesimo luogo) devono intendersi di regola funzionali alla formazione contestuale del verbale dell’assemblea, sottoscritto sia dal Presidente sia dal Segretario. Esse pertanto non impediscono lo svolgimento della riunione assembleare con l’intervento di tutti i partecipanti mediante mezzi di telecomunicazione, potendosi in tal caso redigere successivamente il verbale assembleare, con la sottoscrizione del Presidente e del Segretario, oppure con la sottoscrizione del solo notaio in caso di verbale in forma pubblica”.

Ti tenore analogo anche la posizione del Consiglio Notarile del Triveneto (H.B.39) Nelle società per azioni “chiuse”, anche in assenza di una specifica previsione statutaria, deve ritenersi possibile l’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, a condizione che siano in concreto rispettati i principi del metodo collegiale. Ove i mezzi di telecomunicazione siano previsti dall’avviso di convocazione, la società dovrà rispettare il principio di parità di trattamento dei soci. Spetta al presidente dell’assemblea verificare il pieno rispetto del metodo collegiale, secondo principi di correttezza e di buona fede e, ove il collegamento sia predisposto dalla società, il rispetto della parità di trattamento dei soci. Resta salva la possibilità per lo statuto di disciplinare diversamente la materia, anche in deroga alle regole della collegialità, e fermo il diritto del socio di intervenire fisicamente in assemblea. E’ sempre possibile, con il consenso unanime dei soci, derogare alla regola statutaria.”

A conferma della correttezza dell’approccio suggerito dalla dottrina, come sopra descritto, il recentissimo Decreto Legge “Cura Italia”, dal nome quanto mai evocativo, ha previsto all’art. 102 “Norme in materia di svolgimento delle assemblee di società”. In particolare, indipendentemente dalle previsioni statutarie, può essere prevista “l’espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza e l’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione; ...possono altresì prevedere che l’assemblea si svolga, anche esclusivamente, mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto, ai sensi e per gli effetti di cui agli articoli 2370, quarto comma, 2479-bis, quarto comma, e 2358, sesto comma, codice civile senza in ogni caso la necessità che si trovino nel medesimo luogo, ove previsti, il presidente, il segretario o il notaio.”

Una particolare previsione viene riservata alla Srl: in deroga all’art. 2479 c.c. e alle previsioni statutarie viene ammesso che il voto avvenga mediante consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto.

Attenzione però: quanto sopra è una previsione normativa a portata temporale limitata, infatti vale solo per le assemblee che verranno indette entro il prossimo 31 luglio 2020 o in epoca successiva qualora, e speriamo che ciò non si verifichi, lo stato di emergenza si dovesse protrarre oltre tale data.

Quindi sempre la tecnologia può aiutarci anche in questa fase, ma è intuitivo capire come il problema sia “minimo” nel caso di una società “a ristretta base”, essendo in questo caso sufficienti devices alla portata di tutti (es. smartphones, tablets o pc con webcam), mentre la questione si complica sensibilmente in presenza di una numerosità superiore dei soci!

Differimento termine convocazione assemblee – sempre l’art. 102, già citato, accoglie le pressanti istanze del mondo economico e professionale, anche quelle veicolate per il tramite del nostro quotidiano, affinché venisse concesso “in automatico” di procedere alla convocazione delle assemblee per l’esame del progetto di bilancio non già entro i 120 giorni canonici, ma entro il maggior termine di 180 giorni: il primo comma del suddetto articolo avalla questa possibilità.

Riflessioni finali – L’essere umano, ne siamo convinti e la storia lo dimostra, ha una capacità di adattamento eccezionale, pertanto supereremo anche questo momento. Ma se da un lato la nostra capacità di adattamento è encomiabile, dall’altro non dobbiamo intestardirci nel “voler fare a tutti i costi un qualcosa, solo per dimostrare di poterlo fare”.

Con questo per trasmettere un concetto, forse banale: l’eccezionalità del momento ci deve spingere a convogliare tutte le nostre energie verso il problema principale, cioè risolvere, da un lato, l’emergenza sanitaria, e qui la nostra categoria professionale può fare gran poco, se non “#stareacasa”; e dall’altro cercare di mettere in sicurezza il sistema economico per “il dopo”, “un dopo” che speriamo tutti sia dietro l’angolo e che richiederà uno sforzo e la coesione da parte di tutti, e qui sicuramente la nostra professionalità sarà indispensabile.