Il differimento dei termini e il verbale di assemblea di approvazione del bilancio in videoconferenza

Tra le varie misure adottate dal Governo nel Decreto Cura Italia per affrontare l’emergenza da Coronavirus c’è quella relativa alla possibilità di rivedere il calendario relativo ai bilanci in chiusura al 31.12.2019. L’art. 106 del D.L. 17 marzo 2020 n. 18 ha previsto l’opportunità di convocare l’assemblea dei soci per l’approvazione del bilancio delle società di capitali entro 180 giorni, anziché 120, dalla chiusura dell’esercizio sociale, per le società con periodo d’imposta coincidente con l’anno solare.

Così facendo si è derogato ai due articoli cardine del codice civile in merito alla data di approvazione del bilancio di esercizio:

• art. 2364 secondo comma“[…] L’assemblea ordinaria deve essere convocata almeno una volta l’anno, entro il termine stabilito dallo statuto e comunque non superiore a centoventi giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale. Lo statuto può prevedere un maggior termine, comunque non superiore a centottanta giorni, nel caso di società tenute alla redazione del bilancio consolidato ovvero quanto lo richiedono particolari esigenze relative alla struttura ed all’oggetto della società…”;
• art. 2478-bis“Il bilancio […] è presentato ai soci entro il termine stabilito dall’atto costitutivo e comunque non superiore a centoventi giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale…”.

Quindi l’originario calendario avrebbe previsto la prima convocazione entro 120 giorni, ovvero entro il 29 aprile 2020, con possibilità di avvalersi della seconda convocazione entro il 29 maggio 2020; mentre se fossero state ravvisate le esigenza di cui al secondo comma dell’articolo 2364 c.c. la prima convocazione sarebbe dovuta avvenire entro 180 giorni, ovvero entro il 29 giungo 2020, in quanto il 28 giugno cade di domenica, mentre la seconda convocazione entro il 29 luglio 2020. Con la previsione di cui all’art. 106 del D.L. 17 marzo 2020, n. 18 la prima convocazione potrà avvenire entro il 29 giugno 2020, mentre la seconda entro il 29 luglio 2020.

Si possono quindi ipotizzare (vedi tabelle riportate in calce) due timeline di procedimento per l’approvazione del bilancio di una società a responsabilità limitata in cui è presente il collegio sindacale e/o il revisore.

Nella possibile timeline post art. 106 D.L. 17 marzo 2020 n. 18, si può notare che gli 8 ed i 15 giorni a ritroso dell’assemblea da tenersi per l’approvazione del bilancio, rispettivamente per la scadenza della spedizione dell’avviso di convocazione e del deposito del bilancio e delle relazioni presso la sede sociale, partono, comunque, dal 28/06 e non dal 29/06. In questo secondo caso, ipotizzando, le scadenze sarebbero quelle del 14/06 e del 21/06, entrambe le date cadrebbero di domenica e si potrebbe discutere sul se adempiere ai due obblighi su citati entro il giorno successivo o quello precedente essendo i termini di natura ordinatoria e non perentoria. Nelle società a responsabilità limitata si propende per la prima soluzione, anche se gli amministratori e gli altri organi societari potrebbero adempiere anche nel giorno stabilito che cade di domenica; più problematica appare la convocazione nel caso di una società per azioni il cui statuto preveda come unico modo di convocazione dell’assemblea la pubblicazione dell’avviso in Gazzetta Ufficiale in quanto, in questo caso, l’ultimo giorno utile per la pubblicazione sarà il sabato precedente alla scadenza. Nulla vieta, comunque nella timeline in esame, di tenere l’assemblea anche in un giorno festivo quale potrebbe essere domenica 28/06.

È stato inoltre chiarito, dalla circolare Assonime del 18 marzo 2020, che, grazie alla disposizione in esame, non dovrà essere deliberato da parte dell’organo amministrativo il rinvio del termine ordinario, in quanto il termine più ampio è concesso per questioni di emergenza nazionale e dunque indipendente dalle motivazioni inserite nel codice civile. Rimane comunque fatto salvo l’obbligo di indicare le circostanze che hanno fatto sì che ci fosse questo differimento nella relazione sulla gestione od, in mancanza della stessa, in nota integrativa, dando conto della generale situazione di incertezza che attanaglia il paese a causa dell’emergenza sanitaria e degli effetti della stessa sui primi mesi dell’esercizio 2020.

L’articolo in esame, inoltre, prevede che, anche derogando alle eventuali disposizioni dello statuto delle società di capitali, l’intervento in assemblea possa avvenire mediante mezzi di telecomunicazione e, conseguentemente, il voto relativo all’approvazione del bilancio di esercizio al 31.12.2019 potrà essere espresso in via elettronica o per corrispondenza. L’assemblea, infatti, potrà svolgersi, secondo il nuovo dettato normativo, “anche esclusivamente” mediante mezzi di telecomunicazione che dovrebbero garantire l’identificazione, la partecipazione e l’esercizio del diritto di voto da parte dei partecipanti, senza che si trovino nel medesimo luogo il presidente, il segretario o il notaio. Dubbi in merito sono stati esposti dal Consiglio Nazionale del Notariato che, nella massima 187 del 2020, menzionando il differimento della redazione del verbale ai sensi dell’art. 2375 comma 3 c.c., chiarisce che parrebbe necessaria però la compresenza del presidente e del segretario per la verifica dell’utilizzo dei mezzi di comunicazione. Limitatamente alle società a responsabilità limitata, poi, in deroga a limiti normativi e/o di statuto, il voto potrà avvenire tramite consultazione scritta o consenso espresso per iscritto.

Altra circostanza, in dubbio, emersa nel corso del dibattito relativo all’articolo in oggetto è quella relativa al luogo di svolgimento da inserire nell’avviso di convocazione e della redazione del verbale in caso di riunione svolta mediante mezzi di telecomunicazione. Tenendo conto del fatto che devono essere superate le concezioni di riunioni fisiche, così come previste dal codice civile, un primo orientamento propende per inserire nell’avviso di convocazione il luogo ove si troverà il segretario alla data ed ora dell’assemblea, ed indicando i metodi grazie ai quali collegarsi. Ciò viene confermato anche dalla massima citata, la quale prevede che “…il segretario verbalizzante assiste alla riunione assembleare solo mediante mezzi di telecomunicazione e dà quindi atto dell’intero procedimento decisionale…”.

Dubbi sorgono in merito alla corretta identificazione dei partecipanti, ed all’accertamento del voto espresso da parte del presidente che potrà autonomamente valutare la gestione dei lavori assembleari. Dette misure avranno comunque una valenza limitata nel tempo, ovvero per le assemblee convocate entro il 31 luglio od entro la data in cui cesserà lo stato di emergenza sanitario dovuto al coronavirus.