Riunione Collegi Sindacali. Ampio spazio alla telematica

Come abbiamo avuto modo di sottolineare in una pluralità di precedenti contributi, la “stagione dei bilanci 2020” sarà caratterizzata da un ampio ricorso alla tecnologia al fine di cercare di dare concreta attuazione agli adempimenti civilistici, e non solo.

Ancor prima della pubblicazione del Decreto “Cura Italia” (art. 106 DL 18/2020) la dottrina ed il mondo delle libere professioni giuridiche e contabili avevano “sdoganato” la forma telematica delle adunanze degli organi sociali, unica via concreta per superare i divieti di circolazione connessi alla pandemia COVID-19, divieti divenuti via via più stringenti già dallo scorso 8 marzo.

A formulare una chiara presa di posizione in tal senso è intervenuta l’ormai famosa massima 187 del Notariato di Milano, che avalla e contestualizza una più datata presa di posizione del Consiglio Notarile del Triveneto (H.B.39).

In ultimo, ma non per importanza, abbiamo la recente circolare di Assonime che, analogamente alla gran parte della dottrina, ritiene pacificamente estendibile ad ogni organo societario (quindi anche al CdA o al Collegio Sindacale) la previsione dell’art. 106 DL 18/2020.

Cautele e indirizzi operativi - L’art. 106 recita “…le predette società possono altresì prevedere che l’assemblea si svolga, anche esclusivamente, mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto, ai sensi e per gli effetti di cui agli articoli 2370, quarto comma, 2479-bis, quarto comma, e 2538, sesto comma, codice civile senza in ogni caso la necessità che si trovino nel medesimo luogo, ove previsti, il presidente, il segretario o il notaio”.

Le cautele che devono essere obbligatoriamente adottate affinché la riunione dell’organo collegiale possa tenersi in via telematica possono essere così evidenziate:

a) possibilità da parte del Presidente di identificare in modo certo i partecipanti;
b) garantire l’effettiva partecipazione alla riunione, partecipazione che si sostanzia, nel concreto, nella possibilità di intervenire in tempo reale alla discussione con contestuale scambio dialettico con gli altri partecipanti;
c) garantire l’effettivo esercizio del diritto di voto, elemento qualificante di ogni riunione di un organo collegiale.

Calando i punti sopra ricordati nella concreta gestione di una riunione collegiale, possiamo agevolmente immaginare che i mezzi tecnologici con i quali tutti, in questi giorni, abbiamo dovuto prendere confidenza si potrebbero rivelare adeguati alle necessità sopra evidenziate: una audio-video conferenza consente un’agevole identificazione visiva dei partecipanti, consente una fattiva partecipazione dialettica di ogni soggetto ed ancora mette nella condizione ciascuno di esprimere il proprio voto una volta che esso venga richiesto.

Di più, la modalità telematica può ben essere applicata, come peraltro già evidenziato nelle pagine del nostro quotidiano, anche per le adunanze dell’Organo Amministrativo con l’intervento anche del Collegio Sindacale.

Le norme di riferimento sono gli artt. 2388 e 2404 del codice civile.

Gestione documentale – In un precedente intervento avevamo immaginato l’ideale percorso di formazione del bilancio, dalle scritture di assestamento all’assemblea dei soci: in quella sede avevamo immaginato di operare in una realtà smart.
L’emergenza COVID-19 ha costretto tutti ad effettuare un veloce upgrade delle nostre competenze informatiche.

Non si vuole certo nascondere che l’esame e la condivisione di documenti amministrativi sia sempre agevole in via remota, ma scoraggiarsi o rifiutare sin da subito approcci alternativi è sbagliato. In momenti eccezionali servono strumenti eccezionali e nuovi, come nuova deve essere la nostra apertura mentale.

Con modestissimi investimenti (letteralmente di pochi euro) si possono condividere spazi virtuali nel cloud all’interno dei quali “parcheggiare” documenti, fogli di calcolo, scansioni e quant’altro necessario per condurre nel modo più opportuno (possibile) le attività propedeutiche alla formazione ed alla revisione del bilancio. Non diciamo senza difficoltà, ma molto si può fare.

La posizione del Collegio Sindacale è sicuramente estremamente delicata: non si può negare che l’impossibilità di accedere ai locali dell’azienda limita sensibilmente i riscontri oggettivi che possono essere compiuti. Queste circostanze, come eventuali limitazioni di particolare portata, potranno (o dovranno) essere messe in evidenza nelle sedi opportune. Ciò che deve sempre guidare il Sindaco, come più volte sostenuto, sarà il sano scetticismo professionale che andrà dosato a seconda del livello di affidabilità dell’assetto amministrativo, analisi questa che dovrebbe essere stata condotta nella fase preliminare della programmazione del lavoro di revisione.

Riflessioni finali – Momenti eccezionali quelli che stiamo vivendo. Da tutte le limitazioni e le difficoltà che stiamo incontrando potremmo/dovremmo trarre comunque utili suggerimenti per pianificare in modo diverso la nostra attività lavorativa futura: il nostro mantra, specie per noi professionisti contabili e fiscali, potrebbe essere quello di imporci un tipo di organizzazione documentale che ci metta sempre (il più possibile) nella condizione di gestire il flusso dell’operatività quotidiana anche da remoto, in smart working.

Molti di noi già lo facevano in passato perché sempre più pressanti erano le richieste dei clienti in termini di tempestività delle risposte, situazione questa che ci imponeva di avere sempre accesso ai documenti rilevanti di studio.

Si tratta ora di meglio perfezionare la direzione già intrapresa, nella speranza che ciò sia dettato non dalla necessità di affrontare future emergenze, ma dall’opportunità di organizzare in modo diverso il nostro modo di lavorare.
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