Codice del Terzo Settore: le procedure e i verbali dell'organo di controllo per una governance efficace

Gli enti del Terzo Settore, come le associazioni, le fondazioni e le cooperative sociali, sono soggetti a un controllo da parte di un organo di controllo interno o esterno, a seconda delle normative regionali o statali.

L'organo di controllo ha il compito di verificare la corretta gestione economica e finanziaria dell'ente, la regolarità contabile e la conformità alle normative fiscali e civilistiche. In particolare, l'organo di controllo deve esprimere un giudizio sulla regolarità contabile e sull'efficacia dei sistemi di controllo interno dell'ente.

I verbali dell'organo di controllo sono documenti ufficiali che attestano il risultato delle verifiche effettuate. Essi riportano le attività svolte, le eventuali irregolarità riscontrate e le raccomandazioni per correggere eventuali problemi. I verbali devono essere conservati dall'ente come documenti ufficiali e possono essere richiesti da autorità competenti, come l'Agenzia delle Entrate o il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.

L'entrata in vigore del decreto legislativo n. 117 del 3 luglio 2017, noto come "Codice del Terzo settore", ha comportato la definizione di una governance più disciplinata e uniforme per gli enti non lucrativi che fanno parte del Terzo settore. In passato, questi aspetti erano lasciati alla discrezione dello statuto e al rispetto dei principi generali.

Per quanto riguarda i controlli, il Codice del Terzo settore richiede che gli enti del Terzo settore nominino un organo di controllo quando si verificano determinate condizioni di cui all'articolo 30, e un soggetto incaricato della revisione legale dei conti quando si superano i parametri di cui all'articolo 31.

Il Codice di Terzo settore (art. 31, CTS) prevede espressamente che le associazioni, riconosciute o non riconosciute, nonché le fondazioni devono nominare un revisore legale dei conti o una società di revisione legale (iscritti nell’apposito registro) quando superino per due esercizi consecutivi due dei seguenti limiti:

• a. totale dell’attivo dello stato patrimoniale: 1.100.000,00 euro;
• b. ricavi, rendite, proventi, entrate comunque denominate: 2.200.000,00 euro;
• c. dipendenti occupati in media durante l’esercizio: 12 unità.

L'adeguamento semplificato degli statuti, rinviato al 31 maggio 2022 dall'articolo 66, comma 1, del Decreto-legge n.77 del 31 maggio 2021, ha già portato alla nomina di molti organi di controllo per le Organizzazioni di volontariato, le Associazioni di promozione sociale e, nel caso in cui l'entrata in vigore dello statuto non sia stata differita all'iscrizione nel Registro unico nazionale del Terzo settore, anche per le Onlus.

In dettaglio, i tipi di verbali presentati sono i seguenti:

• Verbale dell'assemblea (o dell'organo deputato nelle fondazioni) per la nomina dell'organo di controllo (registrato nel libro degli associati o aderenti);
• Verbale di pianificazione dell'attività di vigilanza dell'organo di controllo (registrato nel libro delle adunanze e delle deliberazioni dell'organo di controllo);
• Verbale di insediamento dell'organo di controllo (registrato nel libro delle adunanze e delle deliberazioni dell'organo di controllo) che include:

1. Dichiarazione di insussistenza di ragioni di incompatibilità o ineleggibilità per la nomina di un componente effettivo dell'organo di controllo;
2. Dichiarazione di accettazione della nomina di un componente dell'organo di controllo;
3. Valutazione delle cause di ineleggibilità e dell'indipendenza;

Tuttavia, è importante sottolineare che questi verbali rappresentano solo esempi, e devono essere adattati e contestualizzati in base alle esigenze e alle circostanze specifiche degli enti e dei membri degli organi di controllo.

Le procedure dell'organo di controllo possono variare a seconda della normativa di riferimento e delle scelte organizzative dell'ente. Tuttavia, in generale, l'organo di controllo deve svolgere un'attività di verifica periodica sulla gestione dell'ente, in cui analizza la documentazione contabile e valuta l'efficacia dei sistemi di controllo interno. In base ai risultati delle verifiche, l'organo di controllo deve esprimere un giudizio sulla regolarità contabile e formulare eventuali raccomandazioni per il miglioramento della gestione.

Inoltre, l'organo di controllo deve redigere una relazione annuale sulle attività svolte e sulle conclusioni raggiunte, che deve essere presentata all'assemblea dell'ente e trasmessa alle autorità competenti. La relazione annuale dell'organo di controllo è un documento importante per la trasparenza dell'ente e per la sua reputazione presso i finanziatori e i partner istituzionali.