La revisione legale nelle nano imprese. Esternalizzazione dei servizi contabili

In un precedente contributo abbiamo avuto modo di riferire circa l’avvenuta pubblicazione del documento emanato dal CNDCEC intitolato La revisione legale nelle nano imprese – Riflessioni e strumenti operativi.
Nella medesima sede avevamo richiamato l’attenzione sul capitolo 4 del documento, capitolo dedicato ad un comparto importantissimo delle Società soggette all’obbligo della revisione legale, ovvero tutte le “nano-imprese” che affidano all’esterno la tenuta delle scritture contabili ed i conseguenti adempimenti civilistici e fiscali.

Procedure di revisione applicate al fornitore di servizi contabili – Il titolo del capitolo è già evocativo del contenuto dello stesso.
In primo luogo, il documento redatto dal CNDCEC richiama il principio di revisione internazionale (ISA Italia) 402 intitolato “Considerazioni sulla revisione contabile di un’impresa che esternalizza attività avvalendosi di fornitore di servizi”. Il principio detta le modalità operative con le quali il revisore deve acquisire la necessaria comprensione dell’impresa revisionata, ivi compresa la parte relativa al controllo interno (spesso assai limitato), al fine di:

1. identificare e valutare i rischi di errori significativi (ISA Italia 315);
2. definire appropriate risposte in termini di procedure di revisione da svolgere (ISA Italia 330).

È intuitivo, ed allo stesso tempo ovvio, come i servizi di tenuta della contabilità sociale e l’espletamento dei connessi adempimenti civilistici e fiscali costituiscano la parte centrale, ancorché non esclusiva, del sistema informativo aziendale.
Spesso le “nano-imprese” si limitano a gestire il ciclo attivo, passivo, il ciclo incassi/pagamenti ed il ciclo inventari. Tutta la parte connessa alla contabilizzazione ed aggiornamento dei libri contabili obbligatori, redazione delle scritture di assestamento (integrazione, rettifica ed ammortamenti) e predisposizione del bilancio e dei dichiarativi fiscali sono “appaltati” ad un fornitore di servizi contabili esterno alla Società.
Due notazioni, a nostro avviso, meritano un richiamo di attenzione.

In primo luogo, la fattura elettronica ha modificato radicalmente la parte terminale del ciclo attivo (emissione della fattura) e di quello passivo (ricezione delle fatture di acquisto). Molti Studi professionali si sono attrezzati con adeguati sistemi di ricezione automatica tanto delle fatture emesse dai propri Clienti quanto di quelle ricevute dagli stessi. Questo automatismo, come pure il censimento dei documenti all’interno di appositi portali collegati con i software contabili, non potranno che rendere maggiormente “sicuro” il processo di controllo da parte del revisore.

In secondo luogo dobbiamo ricordare come il “subappalto” delle elaborazioni contabili sia una realtà sempre più diffusa all’interno degli Studi Professionali: sul mercato vi sono una pluralità di operatori che, grazie ad una sorta di telelavoro, reso ancora più fattibile dalla “fattura elettronica”; si propongono quale alternativa all’assunzione di personale dipendente. Prescindendo da ogni valutazione operativa ed economica propria di ogni Studio, questa realtà dovrà necessariamente essere tenuta in considerazione dal revisore il quale, in presenza di tale rapporto di “sub-affidamento”, dovrà necessariamente "testare" un doppio rapporto, quello fra la Società revisionata e lo Studio, da un lato, e quello fra lo Studio ed il “Sub-fornitore”, dall’altro.

Acquisire la comprensione dei servizi prestati dal fornitore di servizi, incluso il controllo interno - Diretta conseguenza dell’affidamento all’esterno delle funzioni contabili è la necessità, come accennato anche in precedenza, di mappare esattamente i rapporti di scambio documentale ed informativo fra la Società utilizzatrice ed il fornitore esterno.

Ovviamente la fonte principale di tale mappatura è il contratto che è stato stipulato fra la Società ed il fornitore esterno: in esso dovremmo trovare codificato il rapporto di interscambio, documentale ed informativo, fra i due soggetti.

Importante, come mette in evidenza il CNDCEC, è individuare la qualifica professionale del fornitore di servizi: essa potrebbe già far intuire la natura dei servizi resi, specie con riferimento al loro grado di standardizzazione (si pensi alle realtà professionali particolarmente orientate all’attività di service contabile). La natura e la rilevanza delle operazioni contabili elaborate dal fornitore e la qualità dei processi di contabilizzazione determineranno la natura e l’estensione del lavoro che dovrà svolgere il revisore.

Un concetto interessante messo in evidenza dal CNDCEC è il livello di interazione fra la Società utilizzatrice dei servizi contabili ed il fornitore degli stessi, dove per interazione si intende “…la misura in cui l’impresa utilizzatrice è in grado e sceglie di porre in essere controlli efficaci sulle attività di elaborazione svolte dal fornitore di servizi”. Ad onor del vero, molto spesso le Società utilizzatrici non sono in grado di porre in essere controlli efficaci sull’operato del fornitore esterno e questo non può che impattare sulla mole di attività che dovrà porre in essere il revisore.

Il contesto si complica nel caso in cui il revisore non sia in grado di acquisire una comprensione sufficiente della Società utilizzatrice e della rilevanza dei servizi resi dal fornitore esterno: egli dovrà, da un lato, porre in essere una, o più, delle procedure previste dall’ISA Italia 402; e dall’altro potrà arrivare a richiedere una relazione di supporto, sempre peraltro prevista dal succitato principio di revisione, relazione che potrà assumere alternativamente uno dei due seguenti schemi:

1. “Relazione di tipo 1”: Relazione sulla descrizione e sulla configurazione dei controlli presso il fornitore di servizi;
2. “Relazione di tipo 2”: Relazione sulla descrizione, configurazione ed efficacia operativa dei controlli presso il fornitore di servizi.

Il CNDCEC suggerisce, ai fornitori di servizi contabili che dovessero avere fra i loro Clienti un numero rilevante di Società soggette a revisione, di incaricare un proprio revisore affinché produca una “Relazione di tipo 2” spendibile nei confronti di tutte le Società Clienti soggette a revisione, e quindi anche nei confronti dei relativi revisori, anticipandone così la possibile richiesta.

Carte di lavoro e check list – Il documento, che in questo breve contributo abbiamo potuto solo riassumere per sommi capi, rinviando ciascuno ad una approfondita lettura personale, conclude il capitolo 4 con una serie di utili schemi e carte di lavoro, che ogni revisore potrà personalizzare secondo le specifiche necessità e che non mancheranno di “supportare”, specie nelle prime fasi applicative, i revisori che approcceranno per la prima volta un impianto contabile esternalizzato.

Riflessione conclusiva – È nostra convinzione che la presenza di un qualificato fornitore esterno di servizi contabili possa essere, per il revisore delle “nano-imprese”, una grande risorsa. Con il fornitore esterno (solitamente uno Studio professionale) si ha la garanzia di “parlare un linguaggio comune”, di interfacciarsi con addetti contabili estremamente specializzati e di comprovata esperienza, tutti fattori che non è scontato trovare nei reparti amministrativi delle “nano-imprese”, ammesso che esistano.
Come auspicato, l’obbligo della revisione potrebbe essere un punto di partenza per introdurre nelle “nano-imprese” nuovi modelli di cultura d’impresa ed il successo di questa operazione non potrà che passare per il coinvolgimento fattivo dello Studio esterno al quale la “nano-impresa” ha affidato i propri conti.
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