Le verifiche sul controllo interno

Normalmente chi vigila sull’adeguatezza del sistema di controllo interno è il collegio sindacale che sin dal primo approccio si dovrà confrontare con le dimensioni e le complessità della società sottoposta a vigilanza.

Il sistema di controllo interno è definito come l’insieme di procedure, direttive e prassi operative adottate dalla governance aziendale per raggiungere, attraverso adeguati sistemi di identificazione e monitoraggio dei principali rischi aziendali, i seguenti obiettivi:

• obiettivo strategico, volto ad assicurare che le scelte effettuate dal management corrispondono alle direttive ricevute ed ai risultati che la società si propone di conseguire, oltre naturalmente a garantire la salvaguardia del patrimonio aziendale e la tutela degli interessi degli stakeholders;
• obiettivo operativo, volto a garantire l’efficacia e l’efficienza dell’operatività dell’azienda;
• obiettivo di reporting, volto a garantire l’affidabilità e l’attendibilità dei dati aziendali;
• obiettivo di conformità, volto ad assicurare che le attività aziendali, siano svolte in conformità alla leggi ed ai regolamenti vigenti.

Il sistema di controllo interno si può definire adeguato quando permette una chiara e precisa indicazione dei principali fattori di rischio aziendale e ne consente la corretta gestione e il costante monitoraggio.

Il collegio sindacale, che ha il compito di verificare l’affidabilità del sistema di controllo interno, al fine di controllare e monitorare il predetto sistema, si avvarrà di specifiche tecniche di campionamento atte a verificare i punti di controllo nevralgici del sistema di controllo interno che ne dovranno garantire il perfetto funzionamento.

Vi è comunque da precisare che il codice civile non prevede espressamente, fra i doveri del collegio sindacale, la vigilanza sul sistema di controllo interno, tuttavia si ritiene opportuno che, in applicazione del più ampio dovere di vigilare sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo aziendale, il collegio sindacale debba anche vigilare e monitorare il funzionamento del sistema di controllo interno.

Nel caso specifico, il collegio sindacale effettuerà un controllo sintetico complessivo atto solo a verificare che le procedure aziendali adottate consentano un efficiente ed efficace monitoraggio dei fattori di rischio, nonché un pronto intervento per una corretta gestione di una eventuale emersione di criticità.

La responsabilità esclusiva, per l’adozione e il corretto funzionamento di un adeguato sistema di controllo interno, è degli amministratori, il collegio sindacale, invece, è chiamato a vigilare esclusivamente sul corretto funzionamento e sull’adeguatezza del sistema.

Il collegio sindacale deve solo valutare, con molta attenzione, la capacità del sistema di controllo interno di prevenire non conformità significative rispetto allo statuto, alla legge ed ai principi di corretta amministrazione (non esprimerà alcun giudizio sull'efficacia dello stesso). Inoltre, il collegio sindacale, nella valutazione di un adeguato e funzionante sistema di controllo interno, darà priorità alle procedure, direttive e prassi operative adottate dalla governance aziendale in relazione alle quali sono stati rilevati rischi significativi per l’impresa alla luce della loro rilevanza e della probabilità di accadimento. Operativamente, il collegio sindacale, andrà ad esaminare la documentazione aziendale disponibile, (solo a titolo esemplificativo: manuali operativi, regolamenti interni, organigramma ed eventuali altre mappature dei processi disponibili).

Il collegio sindacale, nell’ambito dello scambio di informazioni con il revisore legale, potrà richiedere informazioni sui risultati dei controlli svolti dallo stesso. Pertanto, in ordine anche all’acquisizione delle predette informazioni, laddove si dovessero evidenziare significativi rischi di inadeguatezza del sistema di controllo interno, il collegio, richiederà all’organo amministrativo di adottare azioni correttive e ne monitorerà la realizzazione durante tutta la durata dell’incarico.

Qualora le azioni correttive poste in essere dagli amministratori siano ritenute dal collegio non sufficienti, ovvero in casi di urgenza, di particolare gravità o di avvenuto riscontro di violazioni, il collegio sindacale adotterà tutte le iniziative previste dalla legge per la rimozione delle violazioni riscontrate.

Le conclusioni della predetta attività di vigilanza, da parte del collegio sindacale, trovano spazio in un apposito paragrafo della relazione da proporre all’assemblea dei soci in occasione dell’approvazione del bilancio di esercizio.