Procedura e pianificazione delle verifiche di magazzino

Relativamente alla verifica dell’inventario di magazzino è bene tenere a mente che l’esattezza del bilancio stesso deve transitare da una particolare e delicata procedura di revisione di quest’area. Una buona organizzazione dell’impresa consente di applicare una procedura mirata con determinazione delle attività preliminari, la pianificazione della presenza, l’attività sul campo e la verifica dei casi particolari.

Regole inventario – Le regole inventario risultano essere le seguenti:

• verificare l’esattezza dei dati contenuti nella contabilità di un’azienda ossia rilevare la coincidenza fra quantità fisiche presenti nelle disponibilità dell’azienda e quelli presenti nella contabilità aziendale;
• verificare l’esistenza di un insieme di beni in un determinato luogo ad una determinata data al fine di rilevare eventuali ammanchi;
• verificare e accertare elementi quantitativi e qualitativi dei beni presenti in azienda;
• verificare e accertare quantitativi dei beni presso terzi, mediante circolarizzazione;
• verificare le risultanze contabili dell’impresa tramite una indagine delle quantità fisicamente presenti in un dato momento e un dato luogo.

L’inventario può riguardare tanto le rimanenze di magazzino (merci, prodotti finiti, semilavorati, ecc.) quanto altre voci, quali i cespiti. Per alcune imprese (ad esempio nel settore delle costruzioni edili) è necessario acquisire documentazione attestante lo stato avanzamento lavori (S.A.L.).

Modalità di rilevazione delle giacenze – Le giacenze possono essere rilevate secondo differenti modalità:

• una volta l’anno: soprattutto negli ultimi giorni dell’esercizio e i primi giorni dell’esercizio successivo, o anche in momenti diversi per particolari esigenze dell’azienda;
• a rotazione: presenta dei problemi, perché l’inventario viene visto come una procedura di conformità e non come procedura di validità. Questo criterio viene utilizzato principalmente per la grande distribuzione (GDO);
• in presenza di elevate quantità da stimare (ad es. una montagna di inerte estratto da una cava di ghiaia): occorre il supporto di tecnici e piani precisi per la rilevazione dei beni.

Se le rimanenze sono in luoghi diversi (ad es. una catena di supermercati) e nessuno è il principale bisogna procedere con un sistema di campionamento.

Modalità organizzative dell’impresa:

• mette a disposizione un tabulato delle giacenze fisiche o dei beni da inventariare;
• stabilisce una data in cui effettuare l’inventario;
• istruisce le persone che effettueranno l’inventario o che in qualche modo ne saranno coinvolte;
• mentre si effettua l’inventario, si deve fermare l’attività specifica che interferisce con le conte fisiche;
• lo spazio fisico in cui sono presenti i beni deve essere delimitato e conosciuto da chi effettua le conte;
• le persone che effettuano l’inventario devono essere istruite sull’area di competenza e devono essere dotate di apposito tabulato per le conte inventariali. Tale tabulato non deve contenere le risultanze contabili presenti in contabilità (cosiddetto inventario alla cieca senza nessun dato contabile);
• le persone che effettuano le conte devono essere selezionate possibilmente seguendo criteri di terzietà e obiettività;
• le persone non devono essere coinvolte in aree su cui prestano regolarmente lavoro (ad esempio i magazzinieri non devono contare la merce nel loro reparto);
• se possibile le persone che effettuano le conte devono essere divise in squadre di due persone, possibilmente coinvolgendo il personale di aree differenti dal magazzino;
• nel caso di conte successive alla prima, le squadre non dovrebbero mai verificare le proprie conte;
• i beni presenti nell’area devono essere inseriti nella tabella di conta;
• devono essere evidenziati i beni di proprietà della società, il loro stato di conservazione, la presenza di qualsiasi anomalia;
• devono essere evidenziati eventuali beni di terzi presenti nell’area.

Operazioni post inventario:

• raccolta delle schede di conta;
• verifica delle eventuali discrepanze con i dati contabili;
• raccolta delle informazioni sulle giacenze relative ai beni di terzi e alla presenza di merce obsoleta, a lenta rotazione, ecc;
• analisi delle differenze inventariali;
• disporre un eventuale secondo intervento di conta sulle discrepanze di cui non si riesce a comprendere la natura o su cui vi siano dubbi;
• riconciliare le differenze a saldo zero a stesura dell’inventario definitivo;
• redigere il memorandum dove vanno raccolti i materiali (anche in fotocopia) dell’inventario quali i tabulati di conta, le istruzioni inventariali, le bolle in entrata e in uscita dei beni dal magazzino, i tabulati di giacenza fisica.

Obbligo delle scritture di magazzino - La tenuta delle scritture ausiliarie di magazzino è obbligatoria qualora il contribuente superi, per 2 esercizi consecutivi e contemporaneamente i seguenti limiti:

• ricavi per € 5.164.568,99;
• e rimanenze per € 1.032,913,80.

Le scritture devono essere tenute a partire dal 2° periodo d’imposta successivo a quello nel quale, per la seconda volta, entrambi i limiti sono superati.

L’obbligo di tenuta della contabilità di magazzino cessa dal 1° periodo d’imposta successivo a quello in cui, per la seconda volta consecutivamente, l’ammontare dei ricavi o il valore delle rimanenze è inferiore ai limiti previsti.

Intervento del revisore -Prima dell’inventario: il revisore deve ottenere le istruzioni scritte emesse dal cliente sulle modalità di svolgimento della rilevazione delle giacenze.

Con le istruzioni ottenute (vedi esempio), il revisore è in grado di conoscere le modalità di inventario ed intervenire direttamente nella zona area di magazzino prescelta e, conoscendo la persona incaricata, effettuare il controllo concomitante.

Durante e dopo l’inventario: il revisore deve fare delle indagini per attestare la qualità. Presenzia nelle fasi di conta del magazzino per rilevare, a campionamento, il controllo concomitante con la procedura stabilita dall’impresa stessa, e a fine inventario effettua i propri rilievi.

Verifica istruzioni inventariali:

• osservare come avviene il controllo: ad esempio raccolta dei fogli di rilevazione usati, controllo fogli non utilizzati, procedure di rilevazione, eventuale seconda conta;
• rilevare la percentuale di completamento dei lavori in corso: rivolgendosi ai tecnici;
• rilevare le voci a lento rigiro o obsolete;
• rilevare il materiale di terzi presso l’impresa: deve essere separato o si rischia di contarlo come materiale dell’azienda;
• rilevare il materiale presso terzi in conto deposito;
• rilevare il blocco movimenti tra le aree produttive e cut off.

Verifica delle giacenze:

• effettuare verifiche a campione dei principali prodotti;
• effettuare verifica dei dati di cut off per acquisti, vendite e ultimi movimenti tra aree del magazzino;
• valutare l’impatto delle differenze inventariali e i motivi delle principali differenze;
• se vi sono giacenze presso terzi, richiedere conferma dei casi principali (mediante circolarizzazione).

Procedura inventario di magazzino - La procedura di inventario di magazzino è un documento specifico predisposto dall’azienda, riservato e non standardizzato, che contiene tutte le modalità operative e tutte le persone coinvolte nell’inventario stesso.

Questo documento opportunamente trascritto stabilisce regole, comportamenti e modalità nell’esecuzione dell’inventario.

Il Revisore che viene in possesso di un buon documento preciso e dettagliato della procedura inventariale, oltre che a svolgere nel migliore dei modi ad una propria verifica concomitante, è in grado di valutare anche il grado di affidabilità che la direzione aziendale ha definito per l’area magazzino.