Riunioni del Collegio Sindacale

Il collegio sindacale deve riunirsi periodicamente per effettuare le consuete verifiche previste nel piano di revisione redatto all’atto dell’accettazione dell’incarico. Il collegio sindacale, nella fase di pianificazione del lavoro, deve anche programmare le riunioni e le verifiche relative alla eventuale revisione legale.

La convocazione del collegio (ovviamente effettuata tempestivamente per permettere la regolare partecipazione a tutti componenti) è effettuata a cura del presidente (è consigliabile predisporre un calendario delle riunioni).

Le riunioni del collegio sono normate dall’art. 2.404 c.c. A seconda delle circostanze, le riunioni del collegio sindacale potrebbero essere anche più frequenti rispetto a quanto previsto dalla norma. Ciò potrebbe essere deciso dallo stesso collegio sindacale per quelle aziende che, per natura delle proprie attività o per eventi particolari che caratterizzano le stesse, potrebbero necessitare di ulteriori verifiche.

Il collegio sindacale che ha anche l’incarico della revisione legale è chiamato a verificare anche la regolare tenuta della contabilità sociale, la corretta rilevazione dei fatti di gestione nelle scritture contabili ed il puntuale adempimento degli obblighi fiscali “nel corso dell’esercizio”.

A tal proposito si ritiene opportuno evidenziare alcune attività che il collegio sindacale deve necessariamente effettuare, in particolare:

• deve anche rispettare ed applicare i principi di revisione legale in vigore;
• deve pianificare, come già detto, la frequenza delle verifiche periodiche in funzione della dimensione e complessità dell’impresa;
• deve analizzare con attenzione il settore di attività dell’impresa e la natura delle operazioni svolte;
• deve analizzare la complessità organizzativa dell’impresa, la numerosità e/o la frammentazione delle operazioni svolte;
• effettuare tutti gli opportuni riscontri con le precedenti verifiche periodiche;
• deve verificare eventuali carenze procedurali nella tenuta della contabilità e nella rilevazione cronologica delle operazioni effettuate;
• deve accertare la conformità nell’esecuzione di adempimenti richiesti dalla normativa di riferimento ovvero di eventuali omissioni e/o elusioni;
• deve attenzionare il controllo interno di gestione;
• dovrà inoltre predisporre tutte le più opportune verifiche ritenute utili e necessarie per la tutela dei terzi, dei soci e anche propria.

I modi, i predetti controlli potranno anche essere effettuati durante le riunioni stabilite per il collegio sindacale quale organo che svolge l’attività di vigilanza ex artt. 2403 e ss. c.c.
Ovviamente tutte le riunioni saranno convocate presso la sede della società e, laddove risulti necessario, anche in altri luoghi.

Le modalità di convocazione e lavori da effettuare saranno decise dal collegio secondo le proprie specifiche esigenze di funzionamento.

Al collegio sindacale viene anche consentito – limitatamente ad alcune singole attività – la possibilità di tenere le riunioni anche con mezzi di telecomunicazione, ovviamente qualora tale possibilità sia prevista nello statuto sociale. Nessuna specifica formalità è invece stabilita per lo svolgimento dell’attività di revisione legale. La direzione ha la responsabilità di fornire al collegio sindacale accesso a tutte le informazioni di cui essa sia a conoscenza e di fornire la possibilità di contattare senza limitazioni le persone nell’ambito dell’impresa, dalle quali il soggetto incaricato della revisione ritenga necessario acquisire elementi probativi. È, inoltre, opportuno che il sindaco sottoscriva, per presa visione, il verbale trascritto nel libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale.