Norme di comportamento del Collegio Sindacale: poteri e doveri

La sezione 6 delle nuove “Norme di comportamento del Collegio Sindacale di società non quotate”, edizione 2020, si occupa di un aspetto estremamente delicato della funzione del Collegio Sindacale, ovvero i poteri che gli sono attribuiti al fine di reprimere e/o correggere fatti censurabili che dovesse intercettare nello svolgimento della propria funzione di vigilanza.

Di alcuni aspetti abbiamo fatto cenno discorrendo, in altra sede, del flusso informativo che deve sussistere fra l’Organo Amministrativo ed il Collegio Sindacale: nel contributo odierno intendiamo approfondirne i tratti salienti.

Norma 6.1 Potere di convocazione dell’assemblea dei soci– La norma stabilisce come, ricorrendone i presupposti, il Collegio Sindacale abbia la facoltà di convocare l’assemblea dei soci al fine di formulare proposte e osservazioni.

Questo potere è chiaramente suppletivo rispetto ad un comportamento omissivo da parte degli amministratori (art. 2406 CC) o a seguito di denuncia dei soci (art. 2408 CC). Esso è un potere collegiale, quindi non esperibile da parte del singolo componente il Collegio, e pertanto necessita di un’apposita deliberazione in tal senso in seno allo stesso.

Di questa iniziativa deve essere data preventiva informativa al Presidente dell’organo amministrativo, all’Amministratore Unico e a tutti i componenti del consiglio di amministrazione in caso di assenza del Presidente.

Solitamente il motivo scatenante la convocazione assembleare è l’aver ravvisato direttamente, durante le attività ordinarie di verifica trimestrale, o indirettamente, a seguito di interlocuzioni con gli amministratori, i direttori ed il controllo interno; l’esistenza di fatti censurabili di rilevante gravità, con conseguente necessità di provvedere in via sostitutiva rispetto a comportamenti omissivi dell’organo amministrativo, recalcitrante nei confronti delle richieste di intervento correttivo formulate dal Collegio.

Norma 6.2 Riscontro di fatti censurabili – Oggetto del riscontro da parte del Collegio possono essere:

1. le violazioni della legge, dello statuto o dei principi di corretta amministrazione,
2. l’inadeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile anche rispetto alla capacità di intercettare tempestivamente i segnali di crisi o compromissione della continuità aziendale,
3. le irregolarità nella gestione e
4. l’assenza di informazioni rilevanti (argomento di cui abbiamo specificatamente trattato in altro intervento).

Dei fatti censurabili oggetto di riscontro viene data immediata notizia all’Organo Amministrativo affinché ponga rimedio alla situazione ed in caso di inerzia di quest’ultimo il Collegio, come detto, può avvalersi del potere di convocazione dell’assemblea alla quale verranno riferite le circostanze rilevate e verrà chiesto di assumere le necessarie misure correttive.

La norma “avvisa” circa la necessità che la reazione da parte del Collegio debba essere proporzionata alla gravità dei fatti censurabili oggetto di evidenziazione, tenuto conto anche della natura e modalità di perseguimento dell’oggetto sociale e delle caratteristiche del settore.

Norma 6.3 Denunzia ex art. 2408 CC. – Come ben sappiamo la segnalazione di fatti censurabili potrebbe provenire anche da uno o più soci.

A seguito di tale segnalazione il Collegio deve porre in essere un’apposita attività istruttoria al fine di determinare la fondatezza o meno di quanto sottoposto alla loro attenzione con conseguente richiesta all’Organo Amministrativo di porre rimedio alle situazioni emergenti a seguito delle verifiche condotte. Come sopra argomentato, in caso di inerzia degli Amministratori nell’agire, il Collegio può promuovere la convocazione di un’assemblea dei soci finalizzata a favorire l’adozione degli opportuni correttivi, sino ad arrivare alla denunzia al Tribunale (art. 2409 CC) nei casi più gravi di inerzia della stessa assemblea rispetto all’adozione dei necessari provvedimenti correttivi.

Se a seguito delle indagini effettuate e la conseguente adozione di azioni correttive le criticità risultano rimosse, il Collegio procederà a dare una informativa nella prima assemblea utile, senza necessità di convocarne una specifica ad hoc.

Analogamente, qualora le segnalazioni si dovessero rivelare infondate, verrà data una informativa ai soci nella prima assemblea utile, se la denunzia è stata formulata da tanti soci che rappresentino più di 1/20 del capitale (1/50 per le società che fanno ricorso al mercato del capitale di rischio) o nell’ambito della propria relazione annuale nel caso in cui i quorum sopra descritti non siano raggiunti.

Norma 6.4 Denunzia ex art. 2409 CC - Il potere di denunzia al Tribunale in caso di fondato sospetto che gli amministratori, in violazione dei loro doveri, abbiano compiuto gravi irregolarità nella gestione che possano arrecare danno alla società o a una o più società controllate; rappresenta una prerogativa particolarmente delicata.

Le irregolarità oggetto di denuncia devono riferirsi:

1. a violazioni della legge, dello statuto o dei principi di corretta amministrazione,
2. all’inadeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile anche rispetto alla capacità di intercettare tempestivamente i segnali di crisi o compromissione della continuità aziendale,
3. a irregolarità nella gestione e
4. all’assenza di informazioni rilevanti.

La rilevanza delle irregolarità deve essere valutata in relazione alla natura e alle caratteristiche dell’attività e la gravità deve essere ponderata rispetto ai potenziali effetti delle violazioni conseguenti sia agli atti che alle omissioni degli amministratori.

Le gravi irregolarità devono essere attuali ed idonee a produrre un danno patrimoniale rilevante, anche solo potenziale, per la società o per le sue controllate. Un esempio potrebbe essere la mancata tempestiva adozione di idonei strumenti per il superamento della crisi e per la salvaguardia della continuità aziendale.

Questo potere deve essere considerato come un “rimedio di ultima istanza”, infatti la norma raccomanda ai Sindaci di porre in essere tutte le iniziative endosocietarie, quali il coinvolgimento dell’organo amministrativo e dell’assemblea dei soci al fine di rimuovere o correggere le condotte censurabili, prima di approdare a questo strumento che per sua natura ha impatti estremamente invasivi sulla Società.

Si rammenti che la recentissima modifica apportata all’art. 2477 CC, con l’inserimento del comma 6, estende la denunzia ex art. 2409 anche alle Srl.

Norma 6.5 Azione di responsabilità - Scopo del “potere” in commento è quello di perseguire un ripristino del patrimonio sociale danneggiato dall’attività commissiva o omissiva dell’organo amministrativo.

Il Codice Civile (art. 2393-bis) pone in capo all’organo assembleare, in prima battuta, l’azione di responsabilità contro gli amministratori, pertanto è opportuno che il Collegio vi provveda solo in presenza di un atteggiamento passivo da parte dei Soci.

È fuori dubbio che la tempestività di questa iniziativa è fondamentale tutte le volte in cui l’inerzia rischi di procurare un aggravamento dei danni derivati dagli eventi posti alla base degli stessi.

L’azione spetta al Collegio nella sua interezza, che delibererà quindi a maggioranza dei 2/3 dei propri componenti.
.