La conferma saldi esterna

Secondo il principio di Revisione ISA Italia 5050 il sindaco-revisore deve acquisire e valutare degli elementi probativi tramite una comunicazione diretta di una terza parte in risposta ad una richiesta di informazioni su aspetti di una determinata voce, operazione o informazione che incidono sulla correttezza e validità del bilancio.

L’obiettivo del revisore, nell’utilizzare le procedure di conferma esterna, è quello di definire e di svolgere tali procedure al fine di acquisire elementi probativi pertinenti e attendibili.

La definizione di conferma esterna è individuata nell’elemento probativo acquisito come una risposta diretta in forma scritta al revisore da parte di un soggetto terzo (il soggetto circolarizzato), in formato cartaceo, elettronico ovvero in altro formato.

Obiettivi e definizioni - Richiesta di conferma positiva: una richiesta al soggetto circolarizzato di rispondere direttamente al revisore indicando se esso sia in accordo o in disaccordo con le informazioni contenute nella richiesta, ovvero fornendo le informazioni richieste.

Definizione di mancata risposta: il soggetto circolarizzato non ha risposto, ovvero non ha risposto in modo completo, ad una richiesta di conferma positiva, ovvero una richiesta di conferma restituita in quanto non recapitata.

Definizione di eccezione: una risposta che indica una differenza tra le informazioni per le quali è stata richiesta conferma, o contenute nelle registrazioni dell’impresa, e quelle fornite dal soggetto circolarizzato.

Procedura di conferma -Selezione: la selezione deve essere totale per le banche, assicurazioni, società di leasing, consulenti legali, consulenti fiscali e soggetti depositari di merce della società.

Per i clienti e i fornitori l’obiettivo è coprire un campione di saldi che per quantità e/o valore possano fare ritenere l’indagine effettuata sufficiente al fine di valutare la posta dell’attivo e del passivo.

Il sistema di campionamento secondo il principio n. 16 dell’approccio alla metodologia della revisione delle PMI del CNDCEC prevede diversi metodi tra cui la selezione casuale o probabilistica del campione che tiene conto della significatività operativa del rischio intrinseco e il rischio di controllo.

Nella selezione non si deve tenere conto dei crediti verso la Pubblica Amministrazione.

Preparazione delle lettere: dopo la selezione il Sindaco-Revisore consegna alla società la bozza delle lettere nonché l’elenco dei nominativi da circolarizzare. La società verifica gli indirizzi e prepara le lettere per la circolarizzazione su carta intestata.

Primo invio: è il sindaco-revisore responsabile dell’invio delle lettere, richiedendo al destinatario di rispondere sia alla società che al Revisore stesso. L’invio può essere fatto tramite posta elettronica (non necessariamente PEC ma consigliabile).

Successivamente verranno monitorate le risposte.

È chiaro che l’invio di posta elettronica conferma il momento in cui il Revisore effettua le richieste di conferma esterna.

Secondo Invio: nel caso di mancata risposta è necessario provvedere quanto prima al sollecito. Se non si riceve nuovamente risposta, il revisore deve effettuare una procedura alternativa per verificare la consistenza delle singole poste oggetto di circolarizzazione.

Una procedura alternativa è quella di verificare nel periodo che intercorre tra la fine dell’esercizio e la data della relazione del revisore che i pagamenti e gli incassi delle poste attive e passive siano stati effettuati, tramite intervento in azienda controllando partitari clienti, fornitori ed estratti conti bancari.

Circolarizzazione istituti di credito - Modello Abi-REV: la richiesta dei modelli Abi-Rev deve essere totale per tutti gli istituti di credito cui l’azienda utilizza e che sono presenti nella situazione contabile. La nota dolente è che ogni modello Abi-Rev è oneroso e quindi l’amministrazione dell’azienda a volte è restia a dare disposizione per la richiesta stessa.

Il modello Abi-Rev è la fotografia in cui l’istituto di credito specifico ha come rapporto contrattuale nei confronti dell’azienda stessa e quindi non mette solo in condizione i revisori di rilevare la conferma solo dei valori, ma anche tante altre informazioni.

Le informazioni più importanti sono: poteri di firma, deleghe conferite all’utilizzo del conto, affidamenti specifici, valori di castelletto, utilizzo di specifici servizi, segnalazione garanzie prestate o ricevute da terzi e rilevazione di eventuali prodotti derivati che vengono segnalati ufficialmente solo in questo modello.

Centrale Rischi: oltre ai modelli Abi-Rev, il sindaco-revisore deve avere anche la disponibilità della Centrale Rischi complessiva dell’azienda stessa, di modo chè, in assenza di alcuni Abi-Rev possa rilevare il rischio bancario complessivo.

Ad oggi il Sindaco-Revisore può accedere direttamente al servizio on line della Banca d’Italia per l’accesso dei dati della Centrale rischi dell’azienda che deve sottoporre a revisione, richiedendo dati specifici, anche storici.

Circolarizzazione di consulenti legali e fiscali - Si verificano preliminarmente i nominativi selezionati nel lavoro di revisione svolto l’anno precedente, e quindi, per accertarsi della completezza dei nominativi di fiscalisti e legali forniti dalla società si dovranno analizzare i conti della contabilità generale in cui confluiscono i costi di consulenza o mediante analisi dell’ultima dichiarazione presentata come sostituto d’imposta.

Consulenti fiscali: si verificano preliminarmente i nominativi selezionati nel lavoro di revisione svolto l’anno precedente, e quindi, per accertarsi della completezza dei nominativi di fiscalisti e legali forniti dalla società si dovranno analizzare i conti della contabilità generale in cui confluiscono i costi di consulenza o mediante analisi dell’ultima dichiarazione presentata come sostituto d’imposta.

Consulenti legali: richiedere un elenco delle pratiche affidate con indicazione sia della natura che di una valutazione, anche in termini economici, di ogni disputa e, inoltre, i possibili reclami da parte di terzi. Le informazioni richieste non dovranno coprire solo l’intero esercizio fiscale, ma anche gli “eventi successivi” per determinare anche eventuali passività latenti.

Circolarizzazione clienti - Richiedere un elenco delle pratiche affidate con indicazione sia della natura che di una valutazione, anche in termini economici, di ogni disputa e, inoltre, i possibili reclami da parte di terzi. Le informazioni richieste non dovranno coprire solo l’intero esercizio fiscale, ma anche gli “eventi successivi” per determinare anche eventuali passività latenti.

La scelta del campione dei saldi di circolarizzazione deve essere fatta scegliendo quei clienti il cui valore complessivo sia superiore al valore dell’errore tollerabile.

Se la scelta dei clienti da circolarizzare è fatta prima della chiusura dell’esercizio, dovrà essere effettuata una successiva riconciliazione da parte della società dei saldi circolarizzati con quelli presenti nel bilancio definitivo al 31.12.

Se nei primi giorni dell’anno successivo si richiede l’elenco all’azienda del saldo analitico dei crediti verso clienti che comprende anche il portafoglio in forma analitica al 31.12 si può effettuare il campionamento con la forma della casualità come previsto dal principio n. 16 dell’approccio alla metodologia della revisione delle PMI del CNDCEC.

Circolarizzazione fornitori - Nel caso dei fornitori ci si comporta in modo opposto ai clienti. Non viene comunicato nessun saldo ma, si richiede di allegare estratto conto con le operazioni che dimostrino la formazione del saldo a debito/credito alla data di riferimento.

La scelta del campione deve essere fatta scegliendo quei fornitori il cui valore complessivo sia superiore al valore dell’errore tollerabile.
Sono da comprendere anche quei fornitori dai quali la società ha fatto i maggiori acquisti.

Il saldo è solitamente quello al 31.12.

Con la stessa modalità operativa dei clienti si può effettuare il campionamento con la forma della casualità anche per i fornitori tenendo conto che oltre a quello con i saldi negativi è opportuno fare anche quello con i saldi a zero prendendo i progressivi avere come riferimento del campionamento stesso.