La gestione dei documenti di revisione

Il principio (ISA Italia) 230 statuisce la responsabilità del revisore nella predisposizione della documentazione della revisione contabile del bilancio. Tuttavia, anche le norme di legge e i regolamenti stabilisco-no ulteriori obblighi relativi a tale documentazione.

L’obiettivo del revisore è quello di predisporre una documentazione che fornisca:

• sufficiente evidenza documentale degli elementi a supporto della relazione di revisore;
• evidenza che la revisione contabile sia stata pianificata e svolta in conformità ai principi di revisione.

La documentazione della revisione:

• è utile a spiegare le conclusioni tratte dal revisore;
• accredita la qualità del giudizio;
• rende più agevole il riesame e la valutazione degli elementi probativi raccolti;
• supporta le conclusioni raggiunte.

Infatti, la documentazione della revisione contabile che soddisfa quanto previsto dal principio (ISA Italia) 230 fornisce:

• evidenza degli elementi a supporto delle conclusioni del revisore sul raggiungimento degli obiettivi generali;
• evidenza che il lavoro di revisione sia stato svolto in conformità ai principi di revisione e alle disposizioni di legge e regolamentari applicabili.

Tale documentazione è utile anche per altre finalità, tra le quali:

• permettere alla squadra di revisione di dare conto dell’attività svolta;
• mantenere evidenza documentale degli aspetti che mantengono la loro rilevanza nei futuri incarichi da revisore;
• assistere la squadra di revisione nella pianificazione della revisione.

Dal punto di vista formale, la documentazione della revisione contabile:

• può essere costituita da schede, prospetti, memorandum, lettere, dichiarazioni, tabulati, check-list;
• deve contenere elementi indentificativi essenziali, fra i quali il nome del cliente, la data di riferimento del bilancio esaminato, l’indice delle carte di lavoro di riferimento, la firma e la data apposta dal soggetto che ha effettuato il lavoro.

Ad esempio tali documentazioni includono:

• analisi dei dati;
• programmi di revisione;
• commenti sugli argomenti emersi;
• lettere di conferma;
• lettere di attestazione;
• check-list;
• corrispondenza relativa ad aspetti significativi.

Inoltre, le carte di lavoro possono essere:

• a uso pluriennale, quali la raccolta sistematica di documenti riguardanti informazioni che hanno, o possono avere, una rilevanza anche nello svolgimento dei successivi lavori di revisione;
• a uso corrente.

Conservazione - La documentazione di revisione deve essere conservata per un periodo, di norma, non inferiore a 5 anni a partire dalla data di relazione di revisione. Qualora l’incarico sia conferito ai sensi del D. Lgs. 39/2010, l’articolo 14, lettera d) prevede che la documentazione sia conservata per 10 anni dalla data della relazione di revisione.

La conservazione avviene mediante raccolta della documentazione in un file che, nella sua versione definitiva, di norma non può formare oggetto di modifica, salvo che siano espressamente documentate le ragioni di eventuali integrazioni o cancellazioni.

La documentazione che il revisore conserva:

• può essere formalizzata su supporto cartaceo, elettronico e di altro tipo;
• non deve fare riferimento a bozze di carte di lavoro, con annotazioni incomplete o preliminari, versioni superate di documenti duplicati o con vizi;
• non deve consistere in sole spiegazioni verbali, che tuttavia potrebbero essere utilizzate a suppor-to per chiarire o spiegare altre informazioni contenute nella documentazione;
• fornisce onere che la revisione è stata svolta in conformità ai principi di revisione. Non è però necessario che il revisore documenti separatamente la conformità con aspetti per i quali tale conformità sia già stata provata dai documenti inclusi nel file del revisore.

L’archiviazione e la conservazione delle carte di lavoro deve risultare distinta in:

• permanent file(documentazione della revisione a utilità pluriennale);
• general file (carte di lavoro relative alla fase di pianificazione e conclusione del lavoro riferite ad un periodo);
• current file (carte di lavoro relative alle verifiche su specifiche poste di bilancio/ciclo aziendale riferite a un periodo).

Il completamento della raccolta della documentazione della revisione nella versione definitiva successivamente alla data della relazione di revisione risponde all'esigenza di formale sistemazione della stessa e non implica dunque lo svolgimento di nuove procedure di revisione, né all’elaborazione di nuove conclusioni.

Durante la raccolta dei documenti nella versione definitiva, possono essere comunque effettuate modifiche alla documentazione della revisione purché siano di natura formale come, ad esempio:

• cancellare o eliminare documentazione ormai superata;
• classificare la documentazione e ordinarla;
• firmare le check-list relative alla raccolta delle carte di lavoro;
• documentare gli elementi probativi acquisiti dal revisore, esaminati e condivisi con i membri della squadra di revisione prima della data della relazione del revisore-

Valenza probatoria - La giurisprudenza ha espresso orientamenti non sempre convergenti sulla validità probatoria di alcuni documenti societari:

• quanto all’efficacia probatoria dei documenti informatici, l’articolo 21 D. Lgs. 82/2005, nelle diverse formulazioni, attribuisce l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice civile solo al documento sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, mentre è liberamente valutabile dal giudice, ai sensi dell’articolo 20 D. Lgs. 82/2005, l’idoneità di ogni diverso documento informatico (come l’e-mail tradizionale) a soddisfare il requisito della forma scritta, in relazione alle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità.
• il messaggio di posta elettronica o lo “short massage service” (“SMS”) costituiscono documenti elettronici che contengono la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti che, seppure privi di firma, rientrano tra le riproduzioni informatiche e le rappresentazioni meccaniche di cui all’articolo 2712 del Codice civile. pertanto, formano piena prova dei fatti e delle cose rappresentate se colui contro il quale sono prodotti non ne disconosca la conformità ai fatti o alle cose medesime.