La procedura di circolarizzazione

Il principio ISA Italia 505 disciplina le conferme esterne. Per conferma esterna si intende il processo di acquisizione e valutazione degli elementi probativi attraverso una comunicazione diretta, di una parte terza, in risposta ad una determinata richiesta di informazioni relative ad aspetti di una specifica voce, operazione e/o informazione che riguardano le asserzioni di bilancio formulate dalla direzione.

Di seguito alcuni esempi di conferme esterne a cui si ricorre più frequentemente:

• saldi dei crediti verso clienti;
• saldi dei debiti verso fornitori;
• saldi e altre informazioni da banche e intermediari finanziari;
• conferma esistenza dei contratti di leasing;
• conferma esistenza dei contratti di assicurazione;
• conferma esistenza dei contratti di factoring;
• materiale in possesso di terze parti presso magazzini fiduciari in conto lavorazione o deposito;
• titoli conservati presso terzi a titolo di deposito, custodia o di garanzia.;
• conferma di voci specifiche relative ad «altri crediti» o «altri debiti»;
• conferma presso studi legali situazione contenziosi in corso con analitica determinazione di spese e quantizzazione di eventuali rischi;
• conferma presso consulenti fiscali e del lavoro di debiti e crediti di natura tributaria e/o previdenziale e verso i dipendenti nonché della correttezza dell’informativa da inserire nel bilancio per la presenza di eventuali contenziosi, accertamenti e verifiche tributarie concluse o iniziate nell’anno di operazioni straordinarie e di informazioni di carattere fiscale e previdenziale rilevanti.

Il Revisore Legale deve determinare, al fine di acquisire elementi probativi appropriati e sufficienti, se l’uso delle conferme esterne si rende necessario a sostegno di determinate asserzioni di bilancio.

La corretta procedura da adottare per procedere alla circolarizzazione deve prendere in considerazione tre elementi essenziali:

• significatività;
• livello di rischio intrinseco e di controllo;
• elementi probativi ottenuti da altre procedure.

Con le risposte ottenute dalle circolarizzazioni il Revisore Legale è in grado di confrontare le stime (ovvero le valutazioni) effettuate dall’azienda con riferimento alle attività e passività potenziali in quanto provenienti da una fonte terza in grado di fornire, anche mediante valutazioni tecniche e specifiche, elementi probativi adeguati che possano dare ragionevole certezza circa le procedure e le assunzioni formulate dall’azienda in fase di redazione del bilancio di esercizio.

Nella circolarizzazione, ovvero conferma esterna, si può far riferimento a due tipologie di richieste:

a) conferme positive, quando si chiede al destinatario di rispondere direttamente al Revisore Legale con indicazione esplicita (concordanza o discordanza) e, in ogni caso, con le informazioni contenute nelle richieste inviate;
b) conferme negative, quando si chiede al destinatario di rispondere direttamente al revisore solo in caso di discordanza con le informazioni indicate nella richiesta.

Ovviamente c’è da dire che la tipologia di richiesta maggiormente utilizzata nella prassi è la richiesta di “conferma positiva”.

Quando si dà inizio alle procedure di conferma esterna è estremamente necessario che il Revisore Legale mantenga il controllo su tutte le fasi procedurali in cui si esplica la concreta attuazione di tali procedure. Il Revisore Legale deve assolutamente mantenere il controllo su tutto il processo di selezione delle entità alle quali inviare la richiesta, sulla preparazione e sull’ invio delle richieste di conferma nonché sulle relative risposte.

Nel caso in cui non si dovesse ricevere la risposta, in termini accettabili, il Revisore Legale deve normalmente effettuare una seconda richiesta e, dove lo ritenga necessario, una terza richiesta.

Una mancata risposta, anche alla terza richiesta, obbliga il Revisore Legale a svolgere le procedure cosiddette alternative. Queste ultime devono comunque essere in grado di fornire elementi probativi, riguardanti le asserzioni di bilancio, ugualmente validi rispetto a quelli che si intendeva acquisire mediante la richiesta di conferma esterna.

Per concludere è indispensabile sottolineare che la correttezza, l’attendibilità e l’efficacia dell’utilizzo delle predette procedure, dipendono in misura significativa dall’attenzione e dalla cura con le quali il Revisore Legale effettua non solo la pianificazione di tali attività ma anche e soprattutto la loro corretta esecuzione.