Accesso ai verbali delle sedute del Consiglio di Disciplina solo ai componenti in carica

In materia d’accesso ai verbali delle sedute del Consiglio di Disciplina da parte dei componenti, il Consiglio Nazionale dei dottori commercialisti e degli esperti contabili (CNDCEC), ribadendo la necessità di nominare, anzitutto, i componenti del medesimo Consiglio in qualità di addetti/incaricati al trattamento dei dati ed individuare le modalità in cui i suddetti dati devono essere trattati, ritiene che, agli stessi consiglieri di disciplina, debba essere consentito l’accesso, tramite acquisizione di copia integrale, dei verbali delle sedute del relativo Consiglio fintanto che i medesimi siano in carica.

È quanto emerge dal Pronto Ordini n. 42 del 18 aprile 2023, a seguito di una richiesta di chiarimenti scaturita da un quesito posto da un Ordine territoriale, il quale, rivolgendosi al CNDCEC, ha chiesto se i consiglieri in carica ed i consiglieri dimissionari, possano ricevere copia integrale dei verbali delle sedute del Consiglio di Disciplina, anche eventualmente di quelle a cui non hanno partecipato, tenuto conto delle norme vigenti in materia di privacy e di accesso agli atti amministrativi.

In caso affermativo, il medesimo Ordine territoriale ha chiesto al Consiglio Nazionale, inoltre, se gli stessi verbali debbano o meno essere oscurati di tutti i dati sensibili, con particolare riferimento al nominativo dei colleghi oggetto di procedimento e/o di sanzione disciplinare.

Il parere del CNDCEC - In via preliminare, il Consiglio Nazionale ha ricordato che, il trattamento dei dati e delle informazioni contenuti nei verbali del Consiglio di Disciplina, deve avvenire nel rispetto ed in conformità alle norme in materia di privacy, ovvero del Regolamento 2016/679 (GDPR) e del D. Lgs. 101/2018. In ossequio alle suddette norme, quindi, il CNDCEC ritiene necessario (nel caso in cui non si sia già provveduto) procedere quanto prima alla nomina dei componenti del Consiglio di Disciplina in qualità di incaricati/addetti al trattamento dei dati da parte dell’Ordine territoriale, titolare del trattamento dei dati personali, in persona del Presidente del medesimo, nella sua qualità di rappresentante legale pro tempore.

Dopo quanto premesso, il Consiglio Nazionale precisa che, i procedimenti disciplinari svolti dal Consiglio di Disciplina territoriale, hanno natura di procedimenti amministrativi, ai quali si applica, in quanto tali, la Legge n. 241/1990 in materia di procedimento amministrativo e di diritto d’accesso ai documenti amministrativi.

In materia d’accesso, da parte dei singoli componenti, ai verbali del Consiglio di Disciplina, avente natura di organo collegiale, il CNDCEC richiama anche la sentenza n. 4525 del 5 settembre 2014 del Consiglio di Stato, con riferimento ad una richiesta d’accesso agli atti formulata da un consigliere comunale. A tal proposito, lo stesso Consiglio Nazionale, nel parere in commento, osserva che, il diritto d’accesso loro riconosciuto ha, in realtà, una ratio diversa da quella che contraddistingue il diritto d’accesso ai documenti amministrativi riconosciuto alla generalità dei cittadini (ex articolo 10 del D. Lgs. n. 267/2000), ovvero a chiunque sia portatore di un "interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l'accesso" (ex articolo 22 e ss. della Legge n. 241/1990). Il diritto d’accesso riconosciuto ai consiglieri comunali, infatti, è strettamente funzionale all'esercizio delle loro funzioni, alla verifica ed al controllo del comportamento degli organi istituzionali decisionali dell'ente locale (Cons. Stato, sez. IV, 21 agosto 2006, n. 4855), ai fini della tutela degli interessi pubblici (piuttosto che di quelli privati e personali) e si configura come peculiare espressione del principio democratico dell'autonomia locale e della rappresentanza esponenziale della collettività (Cons. Stato, sez. V, 8 settembre 1994, n. 976).

Di conseguenza, sul consigliere comunale non può gravare alcun particolare onere di motivare le proprie richieste d’accesso.

Alla luce di quanto sopra esposto, il Consiglio Nazionale ritiene che, dal caso particolare trattato nella sentenza summenzionata, si possa desumere il principio generale applicabile ai componenti di organi collegiali rispetto agli atti posti in essere da questi ultimi e che, conseguentemente, i consiglieri di disciplina abbiano pieno diritto di richiedere ed ottenere copia dei verbali relativi ai procedimenti disciplinari svolti dal Consiglio di Disciplina territoriale, ai quali i medesimi hanno concorso attivamente in virtù del loro specifico ruolo. Ciò, in quanto - spiega ancora il Consiglio Nazionale - alla stregua dell’esposto principio generale, la funzione ricoperta dal componente del Consiglio di Disciplina non è equiparabile a quella di chiunque sia mero portatore di un “interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso”, dal momento che l’interesse, nel caso de quo, è insito nella funzione di componente del Consiglio di Disciplina.

Lo stesso CNDCEC precisa, altresì, che affinché il diritto d’accesso sia consentito nei termini sopra esposti, è necessario che il componente del Consiglio di Disciplina sia ancora in carica e, quindi, titolare di un interesse attuale rispetto alla funzione esercitata. Ne deriva, quindi, che, ai consiglieri di disciplina a qualunque titolo cessati dalla carica, non possa più essere concesso il diritto d’accesso e, pertanto, ove interessati, potranno presentare motivata istanza d’accesso ai sensi di quanto disposto dall’articolo 25, comma 2, della Legge n. 241/1990, la quale sarà discrezionalmente valutata ai fini dell’eventuale accoglimento.

In virtù di tutto quanto sopra esposto, nel ribadire la necessità di nominare i componenti del Consiglio di Disciplina in qualità di addetti/incaricati al trattamento dei dati e d’individuare le modalità in cui i suddetti dati devono essere trattati, il Consiglio Nazionale ritiene che, ai consiglieri di disciplina, debba essere consentito l’accesso, tramite acquisizione di copia integrale, dei verbali delle sedute del Consiglio di Disciplina fintanto che i medesimi siano in carica.

Infine, qualora nei verbali oggetto delle richieste d’accesso vi siano “dati sensibili” relativi ai professionisti incolpati, il CNDCEC ritiene che l’accesso possa essere consentito senza oscurazione dei suddetti dati, laddove la nomina dei consiglieri in qualità di incaricati/addetti al trattamento dei dati, per le finalità correlate all’esercizio della funzione disciplinare ad essi affidata, abbia determinato anche le modalità con le quali tali dati devono essere gestiti e conservati.