Adeguati assetti: le indicazioni delle norme di comportamento del collegio sindacale del CNDCEC

Il 20 dicembre 2023 è stata pubblicata dal Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti ed esperti contabili la nuova versione delle Norme di comportamento del collegio sindacale di società non quotate.

Il documento, organizzato in principi, criteri applicativi e commenti dedica particolare attenzione al tema dei doveri di vigilanza dell’organo di controllo sugli assetti organizzativi, amministrativi e contabili adottati dalla società e a quello della segnalazione dei sindaci per la preventiva emersione dei segnali di crisi della società. Esso si rivolge al collegio sindacale di s.r.l., spa non quotate e al sindaco unico attraverso principi che assumono rilevanza deontologica.

In particolare, sono dedicati al tema della vigilanza degli adeguati assetti la sezione 3 (v. Norma 3.5. Vigilanza sull’adeguatezza e sul funzionamento dell’assetto organizzativo, Norma 3.6. Vigilanza sull’adeguatezza e sul funzionamento del sistema di controllo interno; Norma 3.7. Vigilanza sull’adeguatezza e sul funzionamento del sistema amministrativo-contabile; Norma 3.8. Vigilanza in ordine al bilancio di esercizio e alla relazione sulla gestione) e la sezione 11.

Le norme rappresentano un’utile guida nell’esercizio delle funzioni di vigilanza rispetto al nuovo assetto di disciplina declinato dal combinato disposto degli artt. 2086, co. 2, 2381, 2403 c.c., alla luce dell’entrata in vigore del Codice della crisi e in particolare dell’obbligo del collegio sindacale di segnalare tempestivamente all’organo amministrativo la sussistenza dei presupposti per la presentazione dell’istanza per la composizione negoziata.

Con riguardo alla sezione 3, tra gli altri, il principio 3.5 reca la definizione di assetto organizzativo, chiarendo che per esso si intende: “(i) il sistema di funzionigramma e di organigramma e, in particolare, il complesso delle direttive e delle procedure stabilite per garantire che il potere decisionale sia assegnato ed effettivamente esercitato a un appropriato livello di competenza e responsabilità, (ii) il complesso procedurale di controllo” e che “Un assetto organizzativo è adeguato se presenta una struttura compatibile alle dimensioni della società, nonché alla natura e alle modalità di perseguimento dell’oggetto sociale, nonché alla rilevazione tempestiva degli indizi di crisi e di perdita della continuità aziendale e possa quindi consentire, agli amministratori preposti, una sollecita adozione delle misure più idonee alla sua rilevazione e alla sua composizione”.

Nei criteri applicativi è ulteriormente chiarito come l’adeguatezza dell’assetto organizzativo può dipendere dal ricorrere di determinati requisiti, in relazione alle dimensioni e alla complessità della società, alla natura e alle modalità di perseguimento dell’oggetto sociale, ovverosia:

• i. organizzazione gerarchica;
• ii. redazione di un organigramma aziendale con chiara identificazione delle funzioni, dei compiti e delle linee di responsabilità;
• iii. esercizio dell’attività decisionale e direttiva della società da parte dell’amministratore delegato nonché dei soggetti ai quali sono attribuiti i relativi poteri;
• iv. sussistenza di procedure che assicurano l’efficienza e l’efficacia della gestione dei rischi e del sistema di controllo, nonché la completezza, la tempestività, l’attendibilità e l’efficacia dei flussi informativi anche con riferimento alle società controllate;
• v. esistenza di procedure che assicurino la presenza di personale con adeguata professionalità e competenza a svolgere le funzioni assegnate;
• vi. presenza di direttive e di procedure aziendali, loro aggiornamento periodico ed effettiva diffusione;
• vii. sussistenza dell’attività di direzione e coordinamento da parte della “Capogruppo”.

L’intera sezione 11 delle norme di comportamento è dedicata all’attività del collegio sindacale in situazioni di crisi di impresa e di insolvenza.

Particolare interesse suscitano le norme: 11.1. Vigilanza del collegio sindacale per la rilevazione tempestiva della perdita della continuità, 11.2. Vigilanza del collegio sindacale per la rilevazione tempestiva della crisi e la 11.3. Segnalazione all’organo amministrativo. Quest’ultima, in particolare, chiarisce come il collegio sindacale, qualora nell’ambito della vigilanza richiesta dalla legge, rilevi l’esistenza di condizioni di squilibrio patrimoniale o economico-finanziario che rendono probabile la crisi o l’insolvenza della società, anche a seguito dello scambio di informazioni con il soggetto incaricato della revisione legale, deve segnalarlo tempestivamente e per iscritto all’organo amministrativo, fissando un termine non superiore a trenta giorni entro cui l’organo amministrativo deve riferire in ordine alle iniziative intraprese.

La segnalazione è considerata tempestiva se fatta entro un congruo termine dal momento in cui il collegio sindacale è venuto a conoscenza di una evidente e documentata situazione di squilibrio patrimoniale o economico-finanziario che rende probabile l’insolvenza, ossia l’inadeguatezza dei flussi di cassa prospettici a far fronte alle obbligazioni nei successivi dodici mesi.

È infine chiarito che in caso di segnalazione del creditore pubblico qualificato, il collegio non è obbligato alla segnalazione al consiglio di amministrazione, ma all’esame di tutti gli elementi in quel momento a sua disposizione per analizzare che l’esistenza degli adempimenti segnalati sia effettivamente indice di uno squilibrio economico patrimoniale o finanziario della società. Esso è inoltre tenuto a verificare l’attualità della segnalazione e se l’organo amministrativo non sia ricorso ad altri strumenti previsti dall’ordinamento che consentano lo stralcio del debito tributario o contributivo.