Perché il Collegio Sindacale è essenziale per un efficace assetto organizzativo aziendale?

Nel contesto della vigilanza sul rispetto dei principi di corretta amministrazione, il ruolo del collegio sindacale assume una rilevanza cruciale. La norma impone al collegio di valutare l’adeguatezza dell’assetto organizzativo in relazione alle dimensioni, alla complessità e alle caratteristiche specifiche della società. Questo compito richiede un'attenzione particolare alla completezza delle funzioni aziendali, alla separazione e contrapposizione delle responsabilità, nonché alla chiara definizione delle deleghe e dei poteri. La giurisprudenza classifica la carenza o insufficienza di tali assetti tra gli atti di mala gestio, evidenziando l'importanza attribuita dal legislatore a questa area.

L’organigramma aziendale rappresenta graficamente la struttura organizzativa di una società. Il collegio sindacale deve assicurarsi che questo documento sia redatto in forma scritta, periodicamente aggiornato e che rappresenti con chiarezza le funzioni e i ruoli ricoperti dalle persone. A completare il quadro, la presenza di un mansionario dettagliato è fondamentale per garantire una chiara distribuzione delle responsabilità e dei compiti.

Il collegio sindacale verifica che l’operatività aziendale sia organizzata in base a processi definiti come attività finalizzate al raggiungimento di obiettivi specifici. Questi processi devono essere declinati in procedure operative, che rappresentano le regole da seguire per il raggiungimento degli obiettivi stessi. La vigilanza del collegio si estende all’esistenza, completezza e operatività di queste procedure, assicurando che esse siano ben documentate e seguite.

Per monitorare l’adeguatezza dell’assetto organizzativo, il collegio sindacale esamina tutti i documenti che costituiscono il sistema di programmazione, pianificazione e controllo della società. Inoltre, il collegio effettua interviste ai soggetti che occupano posizioni decisionali, acquisendo una comprensione diretta delle dinamiche aziendali e delle responsabilità operative.

L’analisi del sistema amministrativo-contabile da parte del collegio sindacale mira a esprimere un giudizio professionale sull’efficienza e funzionalità del sistema stesso, considerando i rischi nelle varie aree aziendali. Si tratta di associare i fatti economici rilevanti ai processi gestionali, rilevando le responsabilità, le direttive aziendali, le procedure scritte e le prassi operative. L'utilizzo di strumenti di programmazione, inclusi quelli informatici, viene analizzato per garantire una gestione efficace dei processi aziendali.

Il collegio sindacale svolge un’attività di compliance normativa, verificando la conformità delle azioni dell'organo amministrativo alle disposizioni legislative. Questo è particolarmente importante per evitare l'applicazione errata di norme emanate per far fronte alla crisi pandemica, come la sospensione degli ammortamenti. Il collegio deve valutare attentamente le ragioni dell’eventuale utilizzo di tali norme e considerare l’impatto sul bilancio, soprattutto se è incaricato anche della revisione legale. Una corretta valutazione dell'impatto di queste scelte sul bilancio, incluso l'impairment test, è fondamentale per garantire la trasparenza e l'accuratezza dei rendiconti finanziari.

Il collegio sindacale, nel suo ruolo di vigilanza, deve garantire che il bilancio e la relazione sulla gestione siano conformi ai fatti e alle informazioni di cui è venuto in possesso. La corretta iscrizione in bilancio dei costi e delle rivalutazioni, così come la rappresentazione delle sovvenzioni ricevute, sono aspetti cruciali per una rappresentazione fedele della situazione patrimoniale della società. La vigilanza sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo e sul sistema amministrativo-contabile è essenziale per il buon governo aziendale e per la tutela degli interessi degli stakeholder.