Assetti aziendali una check list per valutarne l’adeguatezza

Il documento di ricerca “Assetti organizzativi, amministrativi e contabili: check-list operative” pubblicato dal CNDCEC e FNC il 24 luglio 2023 fornisce alcune liste di controllo per la valutazione dell’adeguatezza degli assetti aziendali. L’istituzione di adeguati assetti aziendali, declinati nella dimensione organizzativa, amministrativa e contabile, rappresenta uno specifico obbligo gestorio per l’organo amministrativo, la cui adeguatezza e il concreto funzionamento sono oggetto di vigilanza da parte dell’organo di controllo societario (art. 2043 c.c.). Il documento rispetto all’esigenza di istituire e vigilare sul corretto funzionamento degli assetti aziendali ha il pregio di proporre indicazioni pratiche operative su come condurre l’analisi.

Adeguati assetti nel nuovo sistema di norme - La gestione programmatica nonché sostenibile, in base alla natura e alle dimensioni dell’impresa, è uno dei pilastri del nuovo diritto della crisi, contenuto nel Codice della crisi di impresa e dell’insolvenza (CCII). Il CCII con l’art. 375 interviene sulla disciplina dell’impresa in generale inserendo nell’art. 2086 c.c. il secondo comma in cui trovano spazio specifici obblighi gestori per le imprese. La richiamata disposizione richiede all’imprenditore, che operi in forma societaria o collettiva, di istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa, anche in funzione della rilevazione tempestiva della crisi e della perdita di continuità aziendale, nonché di attivarsi senza indugio per l’adozione e l’attuazione di uno degli strumenti previsti dall’ordinamento per il superamento della crisi e il recupero della continuità aziendale.

La modifica dell’art. 2086 c.c. nonché i principi generali che si ricavano dal CCII rendono cruciale per l’organo amministrativo istituire idonei assetti aziendali, nonché per l’organo di controllo verificarne e valutarne l’adeguatezza, compiti per il cui svolgimento la check list elaborata nel documento in commento offre strumenti operativi di analisi.

Le liste di controllo - Il documento in commento propone alcune check list utili per indagare l’adeguatezza degli assetti aziendali, individuare eventuali punti di debolezza che necessitano di intervento e azioni da parte degli amministratori. Ciascuna lista dei controlli si propone in maniera flessibile, non strettamente vincolante nelle valutazioni, quindi, alcuni controlli potranno essere non necessari o svolti in maniera diversa in base alla tipologia e dimensione dell’impresa.

In particolare vengono proposte le check list per la valutazione:

• del modello di business;
• del modello gestionale;
• degli adeguati assetti organizzativi;
• degli adeguati assetti amministrativi;
• degli adeguati assetti contabili.

Il modello di business viene investigato con diverse domande volte a verificare se l’impresa ha consapevolezza in merito all’attuale e prospettica forza reddituale, patrimoniale e finanziaria, in considerazione dell’eventuale vantaggio competitivo, delle modalità di creazione del valore, dei punti di forza e di debolezza, individuabili tramite lo schema della SWOT analisi.

Il modello gestionale riguarda la modalità con cui l’attività di impresa è effettivamente esercitata da valutare tenendo conto di una serie di check (contenuti nella lista di controllo) finalizzati a analizzare come il sistema informativo consenta all’impresa di operare nel rispetto del modello di business. La tipologia di sistema informativo utilizzato che potrà basarsi su sistemi meno strutturati così come su sofisticati ERP, ossia su software per gestire e coordinare attività quotidiane come la contabilità, le funzioni per l’approvvigionamento, per la produzione, per la consegna di prodotti o servizi e così via.

La valutazione degli assetti organizzativi riguarda la modalità con cui l’impresa coordina i vari soggetti chiamati a far funzionare l’azienda, come tali soggetti sono in grado di garantire operatività e informazioni per la migliore gestione dell’attività. Importante è anche il livello di formalizzazione dell’organizzazione in termini di organigramma e funzionigramma, nonché il sistema di valutazione delle competenze del personale, aspetti dettagliatamente investigati dalla check list.

L’assetto amministrativo viene investigato con riguardo al modello di gestione adottato dall’impresa e ai processi decisionali definiti al suo interno. La verifica mira a comprendere l’approccio con cui vengono prese decisioni, ai vari livelli, in un’ottica che a cascata dalla pianificazione, passa per la programmazione e il controllo, mediante l’adozione di piani industriali ed operativi.

La check list in questo caso propone di verificare la governance, ossia la presenza di organi societari collettivi o monocratici, il livello di delega nelle decisioni e il suo effettivo rispetto, la presenza di funzioni ricoperte da soggetti esterni all’organizzazione, come ad esempio il responsabile finanziario, sicurezza, legale e privacy.

In relazione alla valutazione dell’assetto contabile la verifica deve considerare, innanzitutto, la modalità con cui vengono raccolti i dati, passando successivamente all’analisi dei risultati raggiunti, sia in ottica a consuntivo sia previsionale.

In particolare l’assetto contabile dovrà rilevare in tempo reale la situazione e fornire supporto in termini di programmazione e controllo, sarà quindi rilevante:

• la tempestiva contabilizzazione dei fatti e atti aziendali, indipendentemente se la contabilità è gestita internamente o esternalizzata in tutto o in parte;
• la presenza di un sistema di analisi di bilancio comprensivo di indici e indicatori di natura reddituale, patrimoniale e finanziaria;
• il sistema di controllo adottato;
• la contabilità analitica in funzione dell’attività svolta;
• la presenza di KPI (Key Performance Indicator) relativi agli elementi più rilevanti della gestione per il monitoraggio della gestione;
• il sistema di budgeting e reporting;
• la tempistica con cui vengono svolte le attività di controllo contabile sugli scostamenti;
• l’attenzione agli aspetti di natura finanziaria quali la predisposizione di piani di tesoreria a sei mesi, l’analisi dei flussi di cassa, la valutazione della posizione finanziaria netta e così via.

In tale prospettiva gli assetti aziendali dovranno consentire di pianificare, programmare, realizzare e controllare a consuntivo i risultati.