Lo scambio di informazioni tra ODV e collegio sindacale

L’adozione del modello di organizzazione e gestione previsto dal D. Lgs. 231/2001 comporta l’imprescindibile nomina di un organismo dell’ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo, cui è affidato il compito di vigilare su funzionamento e osservanza del modello stesso, nonché di curarne l’aggiornamento.

Nelle imprese dove oltre all’Organismo di Vigilanza (OdV) è presente anche il collegio sindacale, ai fini del corretto funzionamento del sistema dei controlli interni e di gestione dei rischi, è tassativo che tra i 2 organi di controllo siano attivi adeguati flussi di comunicazione reciproca. Considerato che si tratta di organi di controllo i cui compiti sono regolamentati da precetti normativi diversi e non sovrapponibili, da un lato la disciplina in materia di responsabilità amministrativa da reato degli enti collettivi e dall’altro la normativa civilistica, la loro coesistenza impone un reciproco scambio di informazioni circa le rispettive attività di controllo, soprattutto se dalle medesime dovessero emergere situazioni o circostanze che richiedono approfondimenti, per quanto di competenza di ciascun organo.

Il collegio sindacale vigila sull’adeguatezza e sul concreto funzionamento dell’assetto organizzativo della società.

Per assetto organizzativo si intende:

• il sistema di funzionigramma e di organigramma e, in particolare, il complesso delle direttive e del-le procedure stabilite per garantire che il potere decisionale sia assegnato ed effettivamente esercitato a un appropriato livello di competenza e responsabilità;
• il complesso procedurale di controllo.

Un assetto organizzativo è adeguato se presenta una struttura compatibile alle dimensioni della società, alla natura e alle modalità di perseguimento dell’oggetto sociale, nonché alla rilevazione tempestiva degli indizi di crisi e di perdita della continuità aziendale e possa quindi consentire, agli amministratori, una sol-lecita adozione delle misure più idonee alla sua rilevazione e alla sua composizione.

L’ODV deve, invece, vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli organizzativi e curare il loro aggiornamento.

L’obbligo riguarda l’attendibilità e l’efficacia del modello organizzativo (“vigila sul funzionamento”), cioè la sua idoneità a prevenire la commissione dei reati.

Lo scambio delle informazioni tra ODV e collegio sindacale assume rilevanza quando i due organi non coincidono. Si rammenta che la L. 183/2011 (c.d. Manovra Salva Italia) ha introdotto nell’articolo 6 D. Lgs. 231/2001 il comma 4-bis, secondo cui “nelle società di capitali il collegio sindacale, il consiglio di sorveglianza e il comitato per il controllo di gestione possono svolgere le funzioni dell’organismo di vigilanza”.
Un tipico esempio potrebbe riguardare l’erogazione all’ente di contributi o fondi pubblici per supportare gli investimenti in specifici progetti o anche a sostegno dell’occupazione.

In tale ipotesi, l'ODV dovrà accertare che le erogazioni siano ottenute senza commettere alcun reato presupposto e che i fondi erogati sono stati utilizzati per gli scopi dichiarati nella domanda di concessione. In merito, è bene precisare che l’ODV non ha comunque alcun potere impeditivo e, quindi, la sua azione si risolve in raccomandazioni, consigli e suggerimenti.

Nell’esempio in questione, il collegio sindacale dovrà invece verificare l'osservanza della legge in generale e della corretta amministrazione relativamente al rispetto delle norme civilistica e fiscale.

Qualora dalle rispettive attività di controllo dovessero emergere atti o fatti indicatori di una possibile responsabilità amministrativa da reato dell'ente, questi devono essere condivisi, in modo che entrambi gli organi possano assumere le decisioni e i provvedimenti conseguenti, per quanto è di ciascuna competenza. Vale sottolineare, inoltre, che l'articolo 2409 del Codice civile (Denunzia al tribunale), in taluni casi, riconosce al collegio sindacale la facoltà di denunziare i fatti al tribunale, facoltà non riconosciuta normativa-mente all'ODV.

Infortuni sul lavoro - Nel corso delle sue verifiche il collegio sindacale, generalmente, non entra nel merito di tale osservanza, mentre l'ODV, considerato che la violazione della normativa antinfortunistica è fattispecie presupposto della responsabilità amministrativa da reato, è invece tenuto a verificare, eventualmente per il tramite di professionisti del settore, che non siano presenti situazioni da cui possano derivare danni a salute e sicurezza dei lavoratori, e se dovessero emergere violazioni, in base alla loro gravità e possibili conseguenze per il lavoratore e per l'ente, le segnala al collegio sindacale.

Responsabilità - Collegio sindacale e ODV sono parte integrante del sistema dei controlli internie di gestione dei rischi, posti sullo stesso piano ma con logiche operative differenti. Rappresentano gli organi di controllo preordinati ad eseguire verifiche periodiche di diversa specie e natura, i cui rispettivi poteri derivano da norme differenti:

• articolo 2397 e seguenti del Codice civile
• e D. Lgs. 231/2001,

in base alle quali agiscono e devono operare.

Per quanto riguarda la gestione dei reati il collegio sindacale potrebbe trovarsi coinvolto insieme agli amministratori nella commissione di taluni "reati 231" (vedi, ad esempio, quelli societari). Qualora tale coinvolgimento dovesse essere dimostrato, il modello organizzativo potrebbe essere ritenuto dal giudice inidoneo alla sua funzione di prevenzione dei reati e l'ente subirebbe le conseguenti sanzioni, senz’altro pecuniarie, ma per taluni reati anche interdittive.